مساحة العمل المنظمة مفتاح لنجاحك: اكتشف الأسباب

هل تتعجب مُطلقًا عن أسباب مشاعرك السلبية تجاه مكان عملك؟ هل معدلات تركيزك دائمًا منخفضة؟
هل تنخفض إنتاجيتك، دون فهم السبب لهذا؟ هل تستمر في نسيان أكثر المهام الحرجة؟

هناك سبب لكل هذا، ربما يكون غير واضح تمامًا ومن الصعب تمييزه، ولكنه مؤثر للغاية، وهو: مكان العمل غير المنظم.
سيطرح الكثيرون هذا السؤال: "ما علاقة هذا بمستوى إنتاجيتي أو أهدافي العملية؟"

ها هي إجابة مفصلة لهذا السؤال:

أولًا: توفير الكثير من الوقت لك؛ عندما يكون مكان عملك منظمًا، يجعل هذا من محاولات الوصول لأدواتك أكثر سهولة ويوفر الكثير من الوقت الذي تستهلكه في البحث.

ثانيًا: يجعلك تشعر بالسعادة والإيجابية؛ يتأثر عقلك بالفوضى التي تحيطك، ويتم تشتيته دائمًا بالمشاهد غير المنظمة، تواجدك في مكان عمل نظيف ومنظم يجعلك أكثر هدوءً وتركيزًا.

ثالثًا: إعطاء انطباع جيد عنك؛ يُقدر الناس دائمًا الأفراد الأكثر تنظيم، فيجعلهم هذا يثقون بجودة عملك، ويعطي شعورًا جيدًا تجاه ما تُقدم.
رابعًا: يساعدك أن تكون أكثر تنظيمًا على بلوغ أهدافك وإنجازها بشكل أكثر سلاسة.
إذا كنت تتساءل عن الأدوات التي يمكنها مساعدتك حتى تحصل على مكان عمل منظم، ها هي خمسة مستلزمات أساسية يجب أن تتواجد في مكان عملك.

1- دفتر ورقي

من المحتمل أنك تتساءل عن أهمية تواجد الدفتر الورقي، بينما لديك حاسوبك المحمول، يُفضل الكثير من الناس توثيق عملهم على حواسيبهم، وهو أمر جيد، ولكن الدفتر الورقي في الواقع له دور مختلف عن التدوين الرقمي.

أظهرت الدراسات أن العصف الذهني مؤثر بشكل أكبر عندما يحدث من خلال الورقة والقلم، يساعد الأمر كثيرًا حين تقوم بتطبيق أفكارك الأولية بشكل تحليلي على دفتر ورقي، ويجعل من الناتج الأخير أكثر تنظيمًا.

وجود دفتر ورقي يساعدك أيضًا على إنشاء قائمة مهام لك، فتدوين واجباتك اليومية يجعل القيام بهم أكثر سلاسة.

2- أدوات الكتابة

نعني بهذا الأقلام بأنواعها وأشكالها والمساطر والمحايات، هذه الأدوات ستساعدك كثيرًا على الكتابة وتنظيم ما تفكر به، احصل على مجموعات مختلفة منها بألوان متعددة، استخدم الألوان المميزة في وضع علامة على الأفكار الأكثر أهمية في العمل.

ستجعل هذه الأدوات من اجتماعات العمل والمهام أكثر إمتاعًا، فالألوان تشكل فارقًا كبيرًا لأدمغتنا وأعيننا، فتجنب الالتزام بأدوات العمل التقليدية وأضف بعض المرح إليها. فيمكنك أيضًا الحصول على قرطاسية مطبوع عليها ما تُفضل من تصميمات مختلفة، سيجعلك هذا أكثر إبداعًا وإقبالًا على العمل.

3- سبورة للتفكير

يمكنك مشاركة أفكارك مع زملائك في فريق العمل على تلك السبورة، ويمكنكم أن تضعوا عليها المهام الخاصة بكم جميعًا وتقوموا بتقسيمها بينكم، أما إذا كان مكتبك منفردًا لك وحدك، فيمكنك للسبورة أن تكون بمثابة إخطار مستدام لك بما يجب عليك أن تنجزه بشكل يومي.

ابدأ في كتابة واجباتك اليومية، حينما تصل لمكان عملك، حتى تراهم أمام عينيك بشكل مستمر، فيشكل هذا حافزًا أكبر للإنجاز، يمكن لتلك السبورة أن تساعدك في تفسير وتحليل مهمات العمل التي تشكل تحديًا لعقلك، تذكر تلك الأيام التي كنت تستخدم فيها السبورة حين كنت طفلًا صغيرة يود شرح الأشياء لنفسه ولأصدقائه وتبسيطها لهم.

4- أرفف للكتب

من المرجح أنك تمتلك الكثير من الكتب والمستندات الورقية المتعلقة بمجال عملك، سيبدو مكتبك فوضويًا إذا كنت تُبقي الكتب والمستندات على سطحه، فهناك بعض الأشخاص الذين يُفضلون الكتب الورقة بدلًا من الرقمية، وهذا لا مشكلة فيه، فلا يجب عليك التخلي عن استخدام الورق بشكل تام كباقي الأفراد من حولك.

أهم شيء هو أن تُبقي الكتب والمستندات الورقية الخاصة بك مُنَظَمة بشكل جيد، فإذا أبقيتهم على مكتبك، سيشغلون مساحة كبيرة ولن يعطوك الفرصة للعمل بشكل حر، حاول استخدام مساحة الحائط بصورة ملائمة وأنشيء أرففًا لكتبك، يمكنك تصنيفها بشكل لطيف حسب أنواع ومجالات الكتب المختلفة.

5- استخدام التوثيق الرقمي

تجنب الاحتفاظ بالطرق القديمة فقط؛ حيث أن هناك كثير من الوسائل الحديثة النافعة في مجالات العمل، والتي يمكنها أن تجعل الحياة أكثر سهولة لك، فتوثيق مستنداتك بشكل إلكتروني يجعلها أكثر أمانًا، سهلة الوصول إليها، ومنظمة، إذا لم تكن من معارضي الكتب الرقمية، اقتني بعضها بدلًا من الورقية، من المهم أيضًا أن تُخزن أهم الوثائق لديك على منصة آمنة، قم برفعهم إلكترونيًا وحاول تأمينهم بقدر الإمكان.

اسأل خبيرًا في التكنولوجيا أو الجأ لفريق نظم المعلومات الحاسوبية في شركتك، حتى يُطلعوك على وسائل لتأمين حسابك ومستنداتك المتعلقة بالعمل، ولا تأتمن أي فرد على كلمات السر الخاصة بك، تجنب أيضًا تبادل معلومات شخصية مع أي كان، ولا تضغط على أي روابط غير موثوق بها.

للحصول على وظيفة أحلامك، انقر هنا.