افعل ولا تفعل... 9 إرشادات وتحذيرات لتحسين مهارات التواصل عبر البريد الإلكتروني

image

لقد سهّل عصرنا الرقمي الجديد الوصول إلى زملائك في العمل في طرفة عين وفي أي وقت وفي أي مكان، ولكن قبل النقر فوق "إرسال"، يجب أن تفكر مليًا.

يومًا ما، تم الاستغناء عن منتجة شهيرة لبرنامج معروف في إذاعة بوسطن. وكان سبب الاستغناء عنها هو أن المؤسسة ستلغي منصبها. وقبل العودة إلى المنزل، تلقت بريداً إلكترونياً يقول: إن الشركة ترحب بمنتج جديد لشغل منصبها. نسي فريق الموارد البشرية إزالة عنوان بريدها الإلكتروني من قائمة الموظفين. أمر محرج!

وبفضل التقنيات الجديدة، يمكننا التفاعل بسرعة مع الزملاء وأصحاب العمل والعملاء. ولكننا كثيراً ما نتعجل في الإرسال دون مراجعة ما إذا كانت جميع حروف ال "I" مكتوبة بحروف كبيرة وأن جميع علامات الاستفهام مُستخدمة في مكانها الصحيح.

لا بأس إن أخطأت في كتابة اسم المقهى لصديقك  أو أن أداة النص التنبؤي قد أبدلت الحروف، ولكن عندما يتعلق الأمر برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، فإن التحرير، والقراءة، ومراجعة الأخطاء هي عناصر أساسية.

فيما يلي بعض الإرشادات والتحذيرات التي يجب اتباعها عند التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

لا تفعل: إرسال محتوى غير مقبول باستخدام البريد الإلكتروني الخاص بالعمل

لا تقم أبدًا بإنشاء أو إعادة توجيه أي رسائل بريد إلكتروني يمكن اعتبارها غير مقبولة. نظرًا لأن حماية الشبكة أصبحت من بين أهم الاهتمامات للعديد من الشركات، لذا تتعقب الشركات عناوين البريد الإلكتروني لموظفيها بشكل أكثر صرامة. لا ترسل أبدًا شيئًا قد يجعلك تشعر بالتوتر عند تبريره إلى مديرك.

افعل: حدد جمهورك المستهدف

هناك اختلاف كبير في كيفية التحدث عند إرسال بريد إلكتروني إلى صديق أو زميل عمل أو صاحب عمل. حافظ على الكلمات الرسمية والمحترمة أثناء إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى زملائك ورؤساء عملك على حد سواء. وتأكد من أنك ترسل فقط لمن يهمه الأمر. يرجى عدم ذكر أي شخص غير مهتم في الرسالة. لدينا جميعًا العديد من رسائل البريد الإلكتروني في علبة الوارد الخاصة بنا - كن لطيفًا.

افعل: كُن مُحددًا

حافظ على دقة رسائل البريد الإلكتروني وايجازها. قسم المعلومات إلى قوائم أو دعوة واضحة لاتخاذ إجراء (على سبيل المثال: هل يمكنك أن تعطيني خطة التسويق للشهر القادم؟) لتسهيل التحقق من رسائل البريد الإلكتروني. تجنب طرح العديد من المهام أو المواضيع في بريد إلكتروني واحد. بدلاً من ذلك، يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني منفصلة. يصبح الأمر أسهل وستجعل قراءة رسائل البريد الإلكتروني أسهل. نصيحة: إذا حافظت على سهولة فهم متطلباتك، سينجز فريقك العمل أسرع.

حافظ على دقة رسائل البريد الإلكتروني واختصارها. قم بتقسيم النص إلى قوائم أو عبارات محددة تحث على اتخاذ إجراء لتسهيل قراءة الرسائل.

افعل: كن مهذبًا

كن لطيفًا وودوداً. إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني إلى زميل عمل أو مورّد أو عميل، فبالطبع لا تريد أن يحمل بريدك الإلكتروني أي من مظاهر عدم الاحترافية. استخدم نبرة صوت هادئة وواثقة. كن رَسْمِيًّا لأن الرسمية مثالية طوال الوقت، حتى لو لم تكن تعرف كيفية تعيين التعبيرات المناسبة.

لا تفعل: استخدام رموز الإيموجي

اجعل استخدام الوجوه الضاحكة ورموز الإيموجي الحماسية عند التحدث مع أصدقائة أو على جروب الواتساب الخاص بالعائلة فقط. في السياقات المهنية، كل ما يجب عليك إظهاره هو كيف تضيف قيمة إلى منصبك، لذلك فإن إرسال بريد إلى زميلك أو رئيسك يخبره بأنك قد قمت بعقد جديد يجب أن يكون رسميًا بدون وجوه مبتسمة. كن دقيقًا وأظهر قيمتك بشكل احترافي.

افعل: التدقيق والمراجعة

يستغرق الأمر دقائق لمراجعة رسائل البريد الإلكتروني لاكتشاف الأخطاء الإملائية أو النحوية الواضحة، وهي مهمة سهلة من شأنها الحفاظ على تركيز مديرك عند قراءة الإيميل. تحتوي العديد من أنظمة البريد الإلكتروني على ميزة التدقيق الإملائي المضمّنة، لذا قم بإجراء المراجعة الأخيرة قبل إرسال بريدك الإلكتروني. ستلاحظ بسرعة بعض الأخطاء النحوية أو الأحرف الناقصة لتسهيل إيصال رسالتك إلى القارئ.

افعل: تصفية علبة الوارد بانتظام

لا شيء أكثر صعوبة من العودة إلى اللاب توب مع 100 رسالة بريد إلكتروني جديدة. قد يبدو أنك تفقد الوقت الثمين عند تصفية علبة الوارد في غير أوقات العمل، ولكن هذا يحمي من تفويت رسائل البريد الإلكتروني المهمة للغاية. ابدأ بالتمرير عبر رسائل البريد الجديدة في الصباح، وانقلها وصنفها إلى مجلدات فرعية مقسمة (مثل عاجل، أقل أهمية، تم). يؤدي التحقق من بريدك الإلكتروني بانتظام إلى تسهيل العملية. بالإضافة إلى ذلك، يضمن عدم تفويت أي رسائل بريد إلكتروني مهمة.

لا تفعل: إساءة استخدام زر "رد على الكل"

إذا لم يكن هناك حجة قوية لإرسال رسائل بريد إلكتروني جماعية، فلا تستخدم زر "الرد على الكل". إذا طرح عليك أي شخص سؤالاً وأدرج زملاء عمل آخرين في رسالة بريد إلكتروني، يمكنك الرد على الشخص الذي يسأل فقط. واترك له قرار ما إذا كان يريد أن يوجه ردك إلى أشخاص آخرين أم لا

افعل: طلب التوجيه

إن إرسال رسائل البريد الإلكتروني له آداب معينة، لذا إذا لم تكن تعرف كيفية اتباع هذه الآداب، فأطلب من المشرفين أو المديرون إرشادك حول كيفية إنشاء بريد إلكتروني مهني، ومن يجب ذكره، والتعبيرات التي يجب استخدامها. يمكن أن يساعدك ذلك على توفير الكثير من الوقت وإنشاء الصورة المناسبة كمهني.

البريد الإلكتروني هو قناة رئيسية للاتصالات التجارية في الوقت الحاضر. تعرّف على سياسات العمل للتأكد من أنك على اطلاع بأحدث الاتجاهات. يعتمد دورك الوظيفي ومستقبلك على إتقان آداب التعامل مع البريد الإلكتروني.

اقرأ أيضًا: