أهم 10 نصائح لتجعل إدارة فريق العمل عن بعد أمرًا سهلاً|د.جوب برو

image

إدارة فريق العمل عن بعد- يُعد إلزام الموظفين بالعمل عن بعد أمرًا صعبًا! لا يمكنك مراقبة عملهم، وتوفير التوجيه اللازم، والتدريب، والتحفيز. ومع ذلك، بتوظيف موظفين عن بعد، يمكنك توفير الوقت والمال وإنجاز المزيد.

اقرأ أيضًا: 10 أسباب تدفعك للتفكير في توظيف مستقلين لإنجاز أعمالك| د.جوب برو

لذا، قد تستغرق إدارة فريق العمل عن بعد بعض الوقت والجهد من جانبك، ولكن في النهاية الأمر يستحق ذلك!

ولتضمن إدارة فريق عملك عن بعد، اطلع على أهم 10 نصائح لدينا!

ما هو فريق العمل عن بعد؟

ما هو فريق العمل عن بعد؟
يشير مصطلح "الموظف عن بعد" إلى كل شخص يعمل بعيدًا عن مكان العمل الرسمي. ويمكن أن يشمل ذلك أشخاصًا من مواقع أو دول أو حتى قارات مختلفة.

 وغالبًا ما يستخدم المصطلح للإشارة إلى الموظفين الذين يعملون من المنزل، ولكنه قد يشير أيضًا إلى أولئك الذين يعملون في مكاتب ليست مثل زملائهم.

يمكن أن يجذب العمل عن بعد مواهب رائعة لأن العديد من المهنيين ذوي المهارات العالية يفضلون العمل عن بُعد. ويمكن أن يؤدي أيضًا إلى فريق أكثر إنتاجية وسعادة لأن الموظفين الذين يعملون عن بعد يمكنهم اختيار الوقت الذي يريدون العمل فيه ومدة ذلك.

ما هي تحديات إدارة فرق العمل عن بعد؟

ما هي تحديات إدارة فرق العمل عن بعد؟
أهم التحديات التي تواجه المديرين الذين يديرون العاملين عن بعد هي:

  • تحديد أوقات الاجتماع
  • تحديات الاتصال
  • عدم وجود تواصل شخصي
  • الملل والتحفيز
  • الدقة في العمل والمتابعة
  • اختلافات المنطقة الزمنية
  • التأكد من أن الجميع في الصفحة نفسها
  • إدراج مكالمات الفيديو ضمن الجدول اليومي
  • التعامل مع تأخر الردود من أعضاء الفريق البعيدين
  • مشتتات العمل من المنزل

إدارة العمل عن بعد: كيف تدير الفرق البعيدة؟

ضع القواعد الأساسية للاتصالات

ضع القواعد الأساسية للاتصالات
هذا هو الخطأ الأول الذي يرتكبه جميع المديرين تقريبًا، ألا وهو تجاهل أهمية "التواصل" مع فرقهم.

لنواجه الأمر! المديرين مثقلين بأعباء مهامهم واجتماعاتهم اليومية، لكن إهمال التواصل مع أعضاء فريقهم يكبدهم المزيد من الخسائر.

ومن هنا نوجه حديثنا لجميع المديرين ونؤكد على ضرورة وضع قواعد أساسية واضحة حول "التواصل" مع فريقك ليشعر الجميع بالراحة مما يضمن وجود فريق افتراضي قوي. ونؤكد أيضًا أن إهمال "التواصل" يُشعر الموظف بالعزلة والإهمال ويفقده شغف الإبداع والابتكار والتطور في العمل.

هذا صحيح، خاصة عندما لا يعمل جميع الموظفين عن بعد. تؤكد ستيلا جاربر، نائب رئيس Trello للتسويق، أن دور المدير هو الحفاظ على توازن تدفق المعلومات بين أعضاء الفريق وفرق الشركة الأخرى حتى لا يشعر الموظفين عن بُعد بالإقصاء.

ويمكنك مساعدة الموظفين الجدد على الاندماج في الشركة وثقافتها التجارية بتزويدهم بإرشادات الاتصال هذه.

يمكن أن تتضمن قواعد الاتصال الأساسية الخاصة بك ما يلي:

  • قناة الاتصال المفضلة للفريق (الهاتف أم البريد الإلكتروني أم الرسائل النصية أم اجتماعات الفيديو) وأدوات الاتصال المفضلة.
  • لا تنسَ التفكير في المناطق الزمنية، والجدول الزمني المفضل للاجتماعات (على سبيل المثال، إذا كان الاجتماع يوميًا، فسيكون ظهرًا أم بنهاية اليوم، أم سيكون أسبوعيًا أو شهريًا).
  • أوقات الدورات المتوقعة لرسائل البريد الإلكتروني (أو أشكال الاتصال الأخرى).
  • معلومات عن الاجتماعات الشهرية الثابتة، إذا كانت الشركة تتبنى نمط الاجتماع الشهري.
  • كيف يمكن لموظفي المكتب التواصل مع الموظفين البعيدين إذا كان الوضع دائمًا.

حدد تحديات إدارة الموظفين عن بعد

حدد-تحديات-إدارة-الموظفين-عن-بعد.jpg
نظرًا لأن إدارة قوة عاملة عن بُعد أو هجينة تختلف كثيرًا عن إدارة بيئة مكتبية تقليدية، فمن الضروري تحديد التحديات التي قد تواجهك.

وإن كنت جديدًا في إدارة الفرق عن بعد، فإليك بعض التحديات التي قد تواجهك وينبغي مواجهتها:

الافتقار إلى الإشراف والتوجيه

دعنا نعترف! يشك كل مدير في التزام موظفيه بالعمل من المنزل لأنهم بعيدون عن الأنظار ويصعب على المديرين الإشراف على أدائهم.

ومن المدهش هنا أن الموظفين أنفسهم يعانون قلة الإشراف والتوجيه عند العمل عن بعد حيث صعوبة التواصل الفوري مع المديرين.

لذا، لحل المشكلة، عليك اتباع سبل تواصل ودية أكثر منها إدارية للحفاظ على علاقات قوية بالموظفين كما لو كانوا يعملون جميعًا من المكتب.

ويمكنك اتخاذ بعض الخطوات لجعل عملك عن بُعد أكثر سلاسة:

  1. استخدم "الأنشطة الجماعية" لإدماج العاملين عن بُعد في أنشطة جماعية. يمكنكم، على سبيل المثال، تعلم شيء جديد معًا. ابحث عن أنشطة ممتعة ويسهل القيام بها في المنزل!
  2. ضع في اعتبارك جو "المنزل" ودع موظفيك يقررون متى ينجزون مهامهم، والمواعيد النهائية المعقولة، وكيفية إدارة جدولهم الزمني. كل ما تحتاج هو إنجاز المهمة، لذا أترك الأمر لهم ليقرروا كيفية إنجاز المهام.
  3. حدد اجتماعات "بشرية" تركز فقط على الموظف "كإنسان". اجعل هذه الاجتماعات أكثر تفاعلية وركز على الأنشطة الترفيهية للمساعدة في الحفاظ على علاقات قوية.
  4. ضع في اعتبارك إنشاء نظام تقارير أسبوعي أو شهري للإشراف على أداء موظفك وتتبع إنجاز المهام.
نصيحة د. جوب برو: ضع في اعتبارك أن الأشخاص الذين يعملون عن بعد لا يلتزمون بمواعيد الحضور والانصراف كالموظف العادي. لذا، إذا كنت تريد أن يعمل موظفوك بشكل أفضل وأكثر فاعلية، ففكر في الاجتماعات الشخصية وحل أي مشكلات تتعلق بمواعيد العمل والتواصل أو التحفيز.

صعوبة الوصول إلى المعلومات

تُعد بيانات العملاء وبيانات الشركة الخاصة بشركتك موارد قيّمة يحتاج العاملون إلى الوصول إليها. ولكن عليك التفكير في حماية المعلومات عندما يتعلق بالأمر بالوصول إلى معلومات وبيانات الشركة والتواصل بشكل آمن مع العملاء.

ضع في اعتبارك ما يلي لتسهيل الوصول إلى المعلومات لإبقائها آمنة:

  • تعيين "سياسات الأمن عن بعد" الضرورية في شركتك.
  • ضمان وجود شبكة إنترنت آمنة.
  • ضبط لوائح "استخدام الأجهزة الشخصية".
  • ضمان وجود فريق محترف لتكنولوجيا المعلومات.
  • تأكد من تدريب العاملين عن بعد على مخاطر استخدام البرامج غير الآمنة مثل النسخ المقرصنة من "ميكروسوفت وورد".
  • تجنب مخاطر تسرب الاتصالات باستخدام منصة اتصالات عالية الجودة.

مشاعر العزلة والوحدة

إذا انتقل فريقك إلى نظام العمل عن بُعد، فقد يواجهون مشاعر العزلة مع التخلص من عوامل التشتيت والضغوط في المكتب.

للمساعدة في منع الشعور بالعزلة وعدم التوازن بين العمل والحياة، قد تحتاج إلى التحدث مع موظفيك عن بُعد، والتأكد من حصولهم على الدعم والأدوات اللازمة لضمان عدم شعورهم بالعزلة في أثناء العمل عن بُعد أو بعيدًا عن المكتب الرئيس.

  • تأكد من دمج موظفيك في جميع أنشطة المكتب بدعوتهم للحضور (إن أمكن) أو إشراكهم عبر الفيديو في أثناء الحدث.
  • أظهر تقديرك لجهود العاملين عن بعد.
  • أعلن الإنجازات عبر الإنترنت. يمكنك، على سبيل المثال، إرسال ملصق شكر للموظف صاحب الأداء الأفضل أسبوعيًا.
  • استخدام أدوات التعاون لربط الموظفين.
  • ضع استراتيجيات تعاون للموظفين الذين لا يشعرون بالراحة تجاه التواصل عبر الفيديو.
نصيحة د. جوب برو: عقد اجتماعات أسبوعية يساعد في التواصل وتعزيز بيئة اجتماعية إيجابية. وكمدير، عليك جدولة اجتماعات فردية منتظمة مع الموظفين للمساعدة في معالجة أي مشكلات قد تظهر.

المشتتات ثم المشتات ثم المشتات

لا شك أن عوامل التشتيت موجودة في كل مكان، مكتبًا كان أو منزل، ولكن سلبيات الأمر عدة حيث تؤثر على كفاءة الموظف وإنتاجيته وتركيزه على إنجاز مهامه باحترافية.

وكمدير، عليك أن تدرك أنك معلمًا وقائدًا أولاً، لذا يمكنك لذا يمكنك اقتراح بعض النصائح حول كيفية التغلب على هذه المشتتات، بما في ذلك:

تحديد الجدول الزمني: مع أن تحديات إدارة الفريق عن بعد، فهناك فرصة لتطوير خطة نموذجية لجميع أعضاء الفريق. يمكنك نصح موظفيك بالحصول على استراحات أطول بالخارج أو الخروج إلى الحديقة في أثناء الغداء. ستساعدهم هذه الأشياء على نسيان عبء العمل لفترة وإنعاش عقولهم.

تحديد الأهداف: ساعد موظفيك على التخطيط للعمل بوضع أهداف وتحفيزهم لتحقيقها، حتى لو كانت الأهداف صغيرة.

وضع الحدود: يسمح وضع الحدود للموظفين بتجنب المشتتات التي تبعدهم عن المهمة الحالية. عند تعيين حد، مثل "عدم وجود مكالمات هاتفية بعد الساعة 6 مساءً"، يمكن للموظف تكريس نفسه للمهمة دون الحاجة إلى القلق بشأن الرد على الهاتف.

جدولة تصفح منصات التواصل الاجتماعي: من المستحيل اليوم تجنب التحقق من تحديثات وسائل التواصل الاجتماعي. إذ هناك تحديث جديد كل دقيقة، لذا يمكنك أن تنصح موظفيك بتحديد فترات زمنية محددة في جداولهم لتصفح حساباتهم على وسائل التواصل الاجتماعي لتجنب تشتيت انتباههم بسبب التنبيهات طوال الوقت.

سوء الفهم بسبب فقدان التواصل اللفظي

تسهل الرسائل النصية والبريد الإلكتروني التواصل الآن. ولكن، تشير البحوث إلى أن معظم التواصل يكون عبر الكلام غير اللفظي حيث تعابير الوجه والإيماءات.

وللتعويض عن فقدان هذا النوع من التواصل المباشر، يمكنك:

عقد مؤتمرات الفيديو: استخدم مؤتمرات الفيديو وجهًا لوجه للمساعدة في سد الفجوة بين أولئك الذين يحضرون الاجتماعات شخصيًا وأولئك الذين يشاركون افتراضيًا. وإذا لزم الأمر- إذا كان فريقك كبير - قسّمه إلى مجموعات أصغر.

تعيين القواعد: يمكنك تنظيم الاجتماعات عبر الفيديو بوجود أهداف محددة، وإجراء استطلاع قبل الاجتماع لتقييم مستوى استعداد المشاركين، وتقليل عوامل التشتيت خلال الاجتماع (وليس فقط للمقدمين)، والبدء والنهاية في الوقت المحدد، ولكن حافظ على المرونة بينهما، واستخدام أداة للمراسلة الفورية بدلاً من البريد الإلكتروني لمتابعة الأسئلة.

نصيحة د.جو برو: ضع قواعد أساسية مسبقًا، مثل إعداد خطة للاجتماع وفرض قواعد الزي (رسمي أو غير رسمي للعمل).

نقل المسؤوليات وتعيين المهام

بصفتك مديرًا، يعد تفويض المهام وتعيينها لفريق عملك جزءًا لا يتجزأ من مسؤولياتك في المكتب أو عن بُعد.

لذا، لتحقيق ذلك، عليك:

  • تحديد احتياجات العمل: يجب أن يكون لديك منظور واضح للمهام المطلوبة، وكيف سيتم إنجازها، ومن سيفعل ماذا.
  • التقسيم: قسّم المسؤوليات الأكثر أهمية إلى مهام أصغر لإنجازها بكفاءة.
  • تحديد الأهداف: ضع إرشادات واضحة حول كيفية إنجاز بالمهمة، ومتى تُعد منجزة، وكيف ستحفز الموظف بعد إنجازها.
  • اختيار أفضل موظف: كل موظف لديه نقطة قوة تجعله الأمثل لإتمام المهمة.
  • استخدام الأدوات الرقمية: حدد أداة جيدة لإدارة المهام لإبقاء جميع الموظفين على دراية بما تم إنجازه ومن قام به.
  • توفير المعلومات اللازمة: قدم كل التفاصيل التي قد يحتاجها فريقك لإنجاز المهمة للبدء من نقطة الانطلاق الصحيحة.
  • جدولة الاجتماعات: لا تدع الاجتماعات تقاطع فريقك وحدد أوقاتًا محددة للاجتماعات حتى يتمكنوا من التخطيط لوقتهم حولها.
  • الإشراف: على الرغم من صعوبة مراقبة فريقك في أثناء تواجدك بعيدًا، يمكن أن تساعدك بعض الأدوات في تتبع الوقت الفعلي لإنجاز المهمة وإصدار التقارير تلقائيًا.
  • نشر الروح التنافسية: شجع موظفيك على إكمال مهامهم في الوقت المحدد عن طريق تقديم مكافآت صغيرة مثل استراحة لساعة إضافية.

اجعل الإنتاجية مطلبًا

اجعل الإنتاجية مطلبًا
لزيادة إنتاجية مكان العمل إلى الحد الأقصى، قد يحتاج العمال عن بُعد إلى وضع بعض القواعد الأساسية لأنفسهم - تختلف ساعات العمل والجداول الزمنية من شخص لآخر، ولكن يمكن أن يكون تعيين بعض الإرشادات مفيدًا.

• ضع جداول زمنية تناسب الجميع: حاول إعداد ساعات عمل منتظمة لفريقك، بوقت مختلف لكل عضو في الفريق. يمكن أن يساعد ذلك في إبقاء الجميع في نفس الصفحة وتقليل الالتباس.

• ضع مؤشرات الأداء الرئيسية: أخبر موظفيك بما تتوقعه منهم بالضبط.

• حدد المواعيد النهائية: تحديد المواعيد النهائية للمهام الفردية والمواعيد النهائية الأكثر أهمية للمشاريع الشاملة. يمكن أن يساعدك هذا في تحقيق أهدافك بشكل أكثر كفاءة ويجعل مساعيك أسهل في التعامل معها.

تأكد من أن أدواتك في متناول اليد

تأكد من أن أدواتك في متناول اليد
عندما يكون لديك أعضاء فريق بعيدون، فغالبًا ما يحتاجون إلى أدوات اتصال أكثر من تلك التي يستخدمونها في بيئتهم النموذجية.

يمكنك استخدام أدوات مثل "جوجل درايف" أو "زووم" أو "ميكروسوفت تيمز" لضمان تواصل فعّال.  

لا تفرط في العمل أو أعباء العمل

لا تفرط في العمل أو تفرط في التحميل
إن المدير الجيد هو من لا يثقل كاهل الموظف الجاد بالمزيد من المهام ليحوله إلى "آلة" تنتج بلا تفكير.

عليك أن تكون عادلاً عند تعيين المهام بحيث لا تربك موظفيك بالمهام أو تزعجهم بمواعيد تسليم غير معقولة.

احرص على العثور على سبل للتواصل والنصح حول كيفية إتمام المهام بذكاء.

جرب الدردشات الترفيهية

جرب الدردشات الترفيهية
تشير ظاهرة "الدردشة الترفيهية" إلى المحادثات غير الرسمية بعد العمل. إنها أداة فعالة لبناء العلاقات وخلق شعور مجتمعي داخل المنظمة.

تتيح تجربة الدردشات الترفيهية الافتراضية للموظفين التفاعل بطرق مفيدة. ويمكن استغلالها لتعزيز التعاون بين الموظفين الموزعين جغرافيا.

وإضافة إلى تلك الدردشات الترفيهية، يمكن السماح للموظفين بمشاركة المعلومات حول الموضوعات ذات الصلة بالعمل.

يمكنهم مشاركة آرائهم حول المنتجات والخدمات الجديدة، ومساعدة بعضهم البعض في حل المشكلات، وتقديم اقتراحات للتحسين. ويمكنهم أيضًا تقديم المشورة حول كيفية المضي قدمًا في حياتهم المهنية بمساعدة الآخرين على النجاح.

اجمع ملاحظات الموظفين

اجمع ملاحظات المرشحين
يؤتي تقديم الملاحظات بثماره عندما نتحدث عن الموظفين عن بعد. إذ يعزز ثقة الموظف بذاته ويثبت مهاراته. لكن حصول المديرين على ملاحظات من الموظفين أمرًا صعبًا حيث يخشى الموظف دائمًا تداعيات الأمر.

لذا، على المدير وضع تقديم الملاحظات ضمن مهام الموظف ليشعر الموظف بالمزيد من الحرية لما يترتب على رأيه من نتائج حيث تفادي مشكلات متوقعة أو حل مشكلات موجودة بالفعل.

يجب أن يكون المدير مستعدًا أيضًا لتقديم ملاحظات منتظمة للعاملين عن بُعد، حتى لو كان ذلك عبر الهاتف أو من خلال محادثة سريعة على "سكايب". وسيساعد هذا في إنشاء تدفق اتصال ثنائي الاتجاه، وهو أمر ضروري لفريق ناجح.

كن داعمًا عاطفياً

كن داعمًا عاطفياً
قد يكون إخبار العاملين لديك أنك تهتم بهم وتثق بهم هو أفضل طريقة لبناء احترامهم لذاتهم. إذا جعلت موظفيك يشعرون أنهم يقومون بعمل جيد، فإنهم سيؤدون بشكل أفضل. لذلك يجب أن تثني دائمًا على الموظفين عندما يكملون مهمة أو ينهون مشروعًا بنجاح.

إذا كنت تريد أن تصبح داعمًا عاطفيًا كمدير، فيجب أن تتعلم أيضًا مهارات الإنصات إلى موظفيك. يعد الاستماع إليهم ببساطة من أفضل الطرق لإظهار اهتمامك بما يقولونه وما يهمك.

فيما يلي قائمة بطرق تقديم الدعم العاطفي:

  1. إظهار التقدير لمساهمتهم
  2. استمع إليهم
  3. كن متاحًا للاستماع عند الحاجة
  4. شجعهم
  5. ساعدهم على التعلم من الأخطاء
  6. امدحهم في الأماكن العامة
  7. قل لهم "شكرًا لك" على العمل الجيد
  8. أشكرهم على حدث أو إجراء معين، مثل التواجد في الوقت المحدد أو الالتزام بالمواعيد النهائية
  9. أشكرهم على الجهد الذي بذلوه في شيء ما (حتى لو لم يكملوا المهمة)
  10. أرسل بطاقة أو بريدًا إلكترونيًا عندما لا تتمكن من المجاملة اللفظية شخصيًا (أو العكس)

اتقن فن الاجتماعات الفردية

اتقن فن الاجتماعات الفردية
إحدى المهارات الأساسية التي يحتاج أي مدير إلى تطويرها هي فن الاجتماعات الفردية مع موظفيهم.

وقد تعتقد أن هذه الاجتماعات غير ضرورية أو مضيعة للوقت. ولكن عند القيام بذلك بشكل صحيح، يمكنك توفير الكثير من الوقت لك ولموظفيك بينما يساعدونك في العمل معًا لتحقيق أهدافك.

الهدف من الاجتماعات الفردية هو التأكد من تواصلك أنت وموظفك بانتظام حتى يتمكن كل منكما من تقديم أفضل النتائج.

وختامًا
لا تفقد الأمل إذا كان لديك فريق عن بعد منفصل عن المؤسسة زمانيًا ومكانيًا!

يتطلب الأمر بعض الجهد والانضباط، ولكن مع اقتراحنا لأهم 10 نصائح، سيكون من الأسهل عليك إدارة فريق العمل عن بعد.

مستعد لبدء هذه الرحلة المثيرة؟