إصدار فواتير المستقلين: 14 استراتيجية ذكية تضمن استلام أموالك في موعدها| د.جوب برو

image

أي مستقل أنت؟

مترجم؟ أم متخصص في تكنولوجيا المعلومات؟ أم مدير مشروع؟ أم خبير مالي؟ أم مصمم جرافيك أنهكته طلبات العملاء اللانهائية "لتكبير الشعار"؟

أيًا كان مسماك الوظيفي، فإن العمل الحر هو مشروعك التجاري الصغير.

وللحفاظ على استمرارية هذا المشروع وتنميته، تحتاج إلى مصدر دخل مستمر. بمعنى آخر، المال هو أكسجين نشاطك التجاري.

وحتى وإن كانت إجابتك عن سؤالي السابق "خبير مالي،" فإن تبسيط عملية الفوترة سيمنحك مساحة أكبر للتركيز على توسيع أعمالك الناشئة.

لذا، تعد الفواتير المستقلة ركيزة أساسية لضمان الانتقال بعملك الحر إلى الخطوة التالية.

يقدم لك هذا المقال بعض التلميحات المفيدة حول إصدار الفواتير، وكيفية كتابتها، وما يجب ذكره، وكيفية ضمان الحصول على الأموال في موعدها، ونموذج (قالب) فاتورة رائع يمكنك استخدامه.

ما هي الفاتورة (Invoice

ما هي الفاتورة (Invoice)؟- إصدار فواتير المستقلين
"الفاتورة هي وثيقة تجارية يقدمها البائع إلى المشتري، لتحديد الخدمات المقدمة وإظهار العناصر والمبالغ والتكاليف المتفق عليها.

وتُعد الفاتورة السبيل الرئيسي للمتخصص لتتبع المنتجات أو الخدمات المقدمة. وهي أمرًا حيويًا للمستقل للحصول على مستحقاته، وتضم جميع البيانات المتعلقة بتعهيد الخدمات أو مشروع العميل.

ليس من الضروري، في جميع الأحوال، أن تسمى الوثيقة باسم "فاتورة" في المبادلات النقدية. أحيانًا يشار إليها باسم "ايصال" أو "كشف حساب."

ويمكن طباعة الفواتير أو إرسالها عبر الإنترنت إذا وافق المستلم. لذا، يجب أن تتضمن كافة التفاصيل المتعلقة بالتوقعات والمال والمستقل والعميل. وفي جميع الأحوال، يتم تحصيل رسوم نقل أو خدمات مختلفة من العميل وفقًا للفاتورة.

لماذا ينبغي أن يرسل المستقلون الفواتير؟

لماذا ينبغي أن يرسل المستقلون الفواتير؟- إصدار فواتير المستقلين
إذا لم يدفع العميل مقابل الخدمة المستقلة مقدمًا، فإن الفاتورة هي الطريقة الأنسب للحصول على المال. لذا، تعد الفواتير أمرًا بالغ الأهمية لكل من المستقلين والعملاء.

ماذا ينبغي أن تذكر في فاتورتك كمستقل؟

ماذا ينبغي أن تذكر في فاتورتك كمستقل؟
ينبغي إدراج عدة أقسام مختلفة في فاتورتك. ولابد من ذكر مايلي:

1. اسم المستقل وعنوانه

2. اسم صاحب المشروع وعنوانه

3. رقم الفاتورة ورقم العميل

4. تاريخ الفاتورة

5. عنوان الوثيقة هو "فاتورة"

6. السعر الإجمالي قبل الضرائب

7. وصف نتائج الخدمة

8. ضريبة القيمة المضافة / الخصومات، إن وجدت

9. المبلغ الإجمالي المستحق الدفع

10. شروط الدفع

11. طريقة الدفع

12. اختياري: ملاحظات إضافية

إذاً، كيف يمكن للمستقلين ضمان الحصول على أجورهم في الوقت المحدد؟

اتبع هذه الاستراتيجيات الفعالة لإصدار فواتير المستقلين:

افحص عملائك

افحص عملائك- إصدار فواتير المستقلين
من المجدي ترتيب اجتماع عبر الإنترنت لإجراء فحص سريع لطرح الأسئلة والعثور على مزيد من المعلومات المتعلقة بصاحب المشروع. ستساعدك هذه الخطوة على اكتشاف العملاء السيئين ممن قد يتخبطون قبل الدفع أو أولئك ممن ليس لديهم ما يكفي من المال لدفع مقابل خدمتك.

تشمل الطرق العملية الأخرى: التحقق من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالعميل للتحقق من شرعيته، وسؤال زملائك المستقلين عما إذا كان شخص ما قد عمل مع العميل نفسه من قبل، والاستماع إلى قلبك؛ إذا كنت تشك في العميل دون سبب، فأغلق صفحة التعامل معه.

ارسل الفاتورة في الوقت المحدد

ارسل الفاتورة في الوقت المحدد- إصدار فواتير المستقلين
كما هو مذكور أعلاه، المال هو أكسجين عملك، وكذلك العملاء أيضًا. ونظرًا لأنهم المصدر الرئيسي للدخل، فإن تأخير إرسال المبلغ المستحق سيضر بعملك. لذا، من المجدي إرسال فاتورتك بمجرد تقديم الخدمة أو المنتج الخاص بك.

يمكنك الانتظار حتى تتلقى ملاحظات إيجابية من العميل أو استخدم تطبيقات اصدار الفواتير التلقائية لتذكيرك بإرسال الفواتير.

لا تدع النقود تضل طريقها إليك

لا تدع النقود تضل طريقها إليك- إصدار فواتير المستقلين
في البداية، يلتزم معظم عملائك بالمواعيد النهائية للدفع، ولكن أثناء عملك في المشروع، يميل معظمهم إلى تأخير المبلغ.

يمكنك تجنب ذلك من خلال فرض رسوم إضافية في حالة التأخير.

وعلى الرغم من أن الفواتير الفورية تعد حلاً جيدًا، إلا أنه يمكنك إضافة بند "الإخلال بشروط بالدفع" في عقدك، والتي تلزم العميل بالدفع في إطار زمني محدد.

اصدر فواتيرك على دفعات

اصدر فواتيرك على دفعات- إصدار فواتير المستقلين
يُعد ذلك حلاً مربحًا للطرفين عندما تفكر في تقسيم المبلغ الإجمالي إلى دفعات. من ناحية، يتخلص العميل من الصداع المتمثل في دفع مبلغ كبير في وقت واحد.

ومن ناحية أخرى، تضمن تلقي مستحقاتك مقابل ما تنجزه من معالم رئيسية، والحصول على نقود بانتظام، وتجنب المفاجآت غير المتوقعة مثل اختفاء العميل.

ضع حدودًا لأعذار العميل

ضع حدودًا لأعذار العميل- إصدار فواتير المستقلين
أعذار العملاء لا تنتهي. ستسمع أعذارًا مثل "لم أتلق بريدك الإلكتروني" أو "لقد أرسلت المبلغ بالفعل، يرجى إعلامي إذا لم تستلمه في غضون أسبوع."

لتجنب مثل هذه الأعذار، عليك إرسال تذكيرات مقدمًا. تعد منصات الفواتير عبر الإنترنت أداة رائعة للقيام بذلك تلقائيًا، أو يمكنك القيام بذلك يدويًا باستخدام "FollowUpThen."

ودائمًا ما يستجيب العملاء ممن يتلقون رسائل التذكير بسرعة أكبر. وتتمثل الاستراتيجية الأخرى في تقديم مكافأة مقابل الدفع في الوقت المحدد، مما يشجع الأفراد على تجنب الحجج وتسديد المدفوعات.

يجب أن تتضمن رسائل التذكير سطرًا واضحًا للموضوع، وملخصًا للمبلغ المستحق، وطريقة الدفع ، وأمر باتخاذ إجراء لحث العميل على الدفع فورًا.

ضع شروط دفع محددة وواضحة

ضع شروط دفع محددة وواضحة- إصدار فواتير المستقلين
اشرح شروط الدفع الخاصة بك لكل عميل قبل قبول المشروع أو البدء في العمل عليه. يجب أن تحدد متطلباتك كيفية تحصيل المدفوعات وما هي توقعاتك من صاحب المشروع.

يجب أن تشمل شروط الدفع كل شيء، بدءًا من مدة الدفع، والطرق، والرسوم الإضافية لتأخير المبلغ.

ضع شروطًا شاملة يمكن فهمها بسهولة. أكتب، على سبيل المثال، أنه سيتم سداد المدفوعات بعد شهر واحد من استلام المنتج / الخدمة.

دع الأتمتة تنجز الأمر لك

دع الأتمتة تنجز الأمر لك- إصدار فواتير المستقلين
تعد برامج إعداد الفواتير والحسابات طريقة رائعة لتوفير وقتك وجهدك لأنها تعمل على أتمتة عملية الفوترة بأكملها، بدءًا من التوثيق، وإرسال الفواتير، وإضافة الضرائب. كما أنها توفر أنظمة تتبع، مما يسمح لك بإصدار فواتير عالية الدقة.

تُنجز التكنولوجيا عملك، ولكن في مرحلة ما، تكون اللمسة الإنسانية أمرًا بالغ الأهمية. إذا لم تتلق ردًا من العميل لفترة طويلة، حاول الاتصال به شخصيًا لمعرفة الأسباب الكامنة وراء تأخره.

استلم دفعة أولى (عربون)

استلم دفعة أولى (عربون)- إصدار فواتير المستقلين
قبل البدء في العمل، احصل دائمًا على دفعة مقدمة. يساعدك ذلك على تجنب خسارة مبلغ الفاتورة. وتتيح لك هذه الطريقة أيضًا الاحتفاظ بالعملاء الجيدين فقط وتبسيط عملية الفواتير الخاصة بك.

يحميك ذلك أيضًا من التعرض للنصب. قبل بدء العمل، يجب أن يأخذ المستقلون عادةً 25٪ -50٪ كمبلغ مقدم.

امزج بين الوعد والوعيد

امزج بين الوعد والوعيد- إصدار الفواتير المستقلين
على الرغم من اتخاذ جميع الإجراءات الاحتياطية، إلا أن تأخير الأموال المستحقة غريزة طبيعية لدى بعض العملاء.

لذا، بدلاً من أن تتفاجأ بمثل هذه الأحداث غير المتوقعة، ضع استراتيجية"الوعد والوعيد".

فيما يتعلق بالوعود، يمكنك تقديم خصم على المبلغ الإجمالي أو تقديم خدمة إضافية مجانًا، على سبيل المثال، إذا كنت كاتب محتوى، فيمكنك تقديم خدمة "تدقيق لغوي" إضافية إذا دفع العميل المبلغ الإجمالي في الوقت المحدد.

وفيما يتعلق بالوعيد، يمكنك تطبيق "غرامة السداد المتأخر،" والتي تبدأ بمبلغ بسيط ويزداد بمرور الوقت. ستشجع هذه الغرامة التصاعدية أصحاب المشروع على الدفع في الوقت المحدد.

نوَّع طرق الدفع الخاصة بك

نوَّع طرق الدفع الخاصة بك- إصدار فواتير المستقلين
لا تعتمد فقط على الدفع عبر الإنترنت؛ حاول الاستفادة من طرق الدفع الأخرى حتى تتمكن من تحديد الطريقة الأكثر سلاسة وذكاءً.

من الضروري البحث حول طرق الدفع لأن الرسوم أو الشروط الإضافية قد تجعل الطريقة غير مناسبة لك.

ضع في اعتبارك طرق الدفع التالية:

ويسترن يونيون: المرسل هو المسؤول عن دفع جميع الرسوم، مما يجعلها وسيلة آمنة لتلقي الأموال. لكن، ينبغي أولاً التحقق من وجود فرع قريب لاستلام أموالك.

Paypal: المستلم هو المسؤول عن دفع جميع الرسوم. إذا كنت تستخدم هذه الطريقة بانتظام، يمكنك إضافة رسوم إضافية إلى الفاتورة لتغطية تلك التكاليف.

البنوك: لكل بنك سياسة معاملاته الخاصة. لذا، عليك معرفة المزيد قبل مطالبة العميل بتحويل المبلغ من خارج بلدك.

افعل ذلك يدويًا

افعل ذلك يدويًا- إصدار فواتير المستقلين
إذا كنت مبتدئًا في العمل الحر وترغب في توفير المال، يمكنك بدء حياتك المهنية باستخدام قوالب الفواتير.

ويمكنك العثور على قوالب احترافية في اقتراحات قوالب جوجل، وجداول بيانات جوجل، وبرنامج "ميكروسوفت اكسل،" و "ميكروسوفت وورد."

ستجد قوالب تم إنشاؤها خصيصًا للمترجمين والمصممين والمديرين التنفيذيين المستقلين والمزيد.

وظَّف محاسب مستقل

وظَّف محاسب مستقل- إصدار فواتير المستقلين
إنها لفكرة رائعة أن تُعيّن محاسب مستقل إذا كنت ترغب في التركيز على عملك أكثر والاستمتاع بمساحة أكبر للابتكار. يفضل العديد من المستقلين تفويض واجباتهم النقدية إلى خبير مالي.

إنه أمر لا بد منه إذا كنت تعيش في دولة تدفع فيها ضريبة مقابل ممارسة العمل الحر، حيث لا يمكن أن تساعدك برامج الفواتير في إنجاز الكثير من المهام المالية المتعلقة بالضرائب.

وقَّع عقد

وقَّع عقد- إصدار فواتير المستقلين
العقد هو حماية قانونية لك إذا فشل العميل في دفع المبلغ المستحق.

يجب أن يتضمن عقدك معلومات واضحة عن:

  • أسعارك (كل ساعة، أسبوعيًا، أو شهريًا)
  • الموعد النهائي للمشروع
  • عقوبات السداد المتأخر أو الإلغاء
  • طرق الدفع
عقدك هو اتفاق "مكتوب" على جميع الجوانب التي تناقشها مع عميلك قبل العمل في المشروع.

كن ذو خلق

كن ذو خلق- إصدار فواتير المستقلين
دائمًا ما تفوز الاحترافية. لذا، يرجى الالتزام باللغة الرسمية لأن العميل أصل من أصول عملك، وعليك أن تعرف كيفية الاحتفاظ به كأصل طويل الأجل.

يمكنك إرسال ملاحظات مثل: من فضلك، يرجى إرسال المبلغ المستحق قبل 8/9، أو كان من دواعي سروري التعاون معك وأتطلع إلى استلام المبلغ المستحق خلال هذا الأسبوع.

وفي الوقت نفسه، ستكون هناك حالات ينبغي أن تكون أكثر حزمًا بها. أحيانًا وبعد التذكيرات المتكررة، قد يرفض العميل سداد الديون. في هذه المواقف، يجب أن تبدأ بإرسال رسائل بريد إلكتروني وإجراء مكالمات.

إذا هرب العميل من تلقي مكالماتك، يمكنك تعيين مستقل كمساعد شخصي للوصول إلى العميل من رقمه وتحصيل أموالك.

اجعل المنصات القضائية خيارًا أخيرًا دائمًا.

هل كانت هذه النصائح مفيدة؟ هل لديك أي اقتراحات أخرى قد تساعد المستقلين الآخرين؟ يرجى مشاركتنا في صندوق التعليقات أدناه.

الأكثر قراءة