ثَبِّت تلك الإضافات والملحقات الـ 12 إلى بريد Gmail لتعزيز إنتاجيتك

هل تعلم أن هناك 306.4 مليار رسالة بريد إلكتروني يتم إرسالها واستقبالها يوميًا عبر Gmail في عام 2020؟

إن Google Mail المعروف أيضًا بـ Gmail هو نظام البريد الإلكتروني الأكثر انتشاراً في الوقت الحاضر، حيث يبلغ عدد مستخدميه أكثر من 1.8 مليار مستخدم حول العالم. ومع ذلك، لا يعلم جميع المستخدمين أنهم يستطيعون تعزيز إنتاجية بريدهم الإلكتروني بالاستفادة من بعض الميزات الهامة. بعبارة أخرى، يمكن للمستخدمين استغلال الإمكانات الحقيقية لـ Gmail من خلال البدء بتثبيت الإضافات والملحقات الخاصة به.

وستساعدهم تلك الميزات على تجاوز استخدام Gmail  كقناة للمراسلات فقط والاستفادة من التطبيقات المصممة للفوترة، والإدارة، والتسويق، والخدمات المالية، والمبيعات، وغيرها. فهي تعزز أهمية Gmail كأداة اتصال فعالة حيث أنها توفر العديد من أنواع تطبيقات التكامل التي يمكنك إضافتها إلى بريدك.

إن الأمر بسيط للغاية! يمكنك تخصيص تجربتك بشكل مبتكر ومثير للاهتمام باستخدام هذا الشريط الجانبي البسيط الموجود على الجانب الأيمن من صندوق الوارد في Gmail، نظرًا لأنه يضُم عشرات الإضافات التي يمكنها أن توفر لك المزيد من الإنتاجية؛ من خلال تثبيت المزيد من التطبيقات الإضافية التي قد تحتاج إليها لتخصيص صندوق الوارد لتهيئته بما يلائم احتياجاتك. يمكن إعتبار  تلك الإضافات ك "مركز القيادة" الذي يقوم بدورك ويتفاعل كلما تطّلب البريد الإلكتروني اتخاذ إجراء معين.

هناك مئات الإضافات والملحقات التي يمكن استغلالها لإنجاز المهام في وقت قياسي. ومع ذلك، فقد قمنا باختيار 12 إضافة من بين التطبيقات الأكثر فائدة التي تتضمن القيام بالمهام التي تتعلق بإنشاء سيرة ذاتية، وتعقب البريد الإلكتروني، وقوائم المهام، والفوترة، والتخزين السحابي، وغير ذلك الكثير. وستعمل تلك الإضافات على تحسين إنتاجية بريدك الإلكتروني كباحث عن عمل، أو صاحب عمل، أو رائد أعمال.

ما هي إضافات Gmail؟

إن إضافات Gmail هي ملحقات مُخصصة لتطبيقات تعزيز الإنتاجية الخاصة ب G-suite التي تم إنشاؤها لزيادة فعالية.Gmail بينما يمكنك تثبيت "الملحقات" في المتصفح، يتم تثبيت "الإضافات" في تطبيق G-suite. وتضيف هذه الإضافات والملحقات قدرات جديدة إلى تطبيقات G-suite لتمكين المستخدمين من تعزيز كفاءة سير العمل، وتبسيط المهام، واستعراض البيانات بسرعة بين تطبيقات Google.  

فيما يلي قائمة بأفضل 12 إضافة سهلة الاستخدام ومهمة لتعزيز الإنتاجية.

1- Resume Template

إن الخطوة الأولى في الحصول على وظيفة ما هي إنشاء سيرة ذاتية مصقولة على نحو جيد. وفي هذا الصدد، يقدم Gmail مجموعة من نماذج السير الذاتية الملائمة ل"نظام تتبع مقدم الطلب "ATS  والتي ستجعلك مميزاً أثناء التقدم بطلب للحصول على وظائف. هذه السير الذاتية هي نماذج من مستندات جوجل Google Docs القابلة للتعديل، بحيث يمكنك تحرير سيرتك الذاتية، وتخصيصها حسب الوظيفة التي تتقدم بطلب للحصول عليها، ومشاركتها مع مدراء التوظيف. ابدأ مسيرتك المهنية بسيرة ذاتية احترافية مهنية وقم بتثبيت Resume Template for Gmail.

2- Mail Track

هل تعلم "مؤشرات قراءة الرسائل" التي تراها في تطبيقات المراسلة الفورية اليومية؟ يمكنك تطبيق نفس الميزة في Gmail لمعرفة ما إذا تمت قراءة رسائل البريد الإلكتروني المُرسلة أو لا.

وتلك الخاصية أساسية لفرق المبيعات، ومدراء المشاريع، والموظفين الذين لديهم علاقات مباشرة مع العملاء في سوق الشركات، والمستقلين، والشركات من كافة الأحجام. حتى الباحثين عن عمل يمكنهم استخدام هذه الأداة للتحقق مما إذا كان مسؤولو التعيين قد تلقوا رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم أم لا. على سبيل المثال، إذا كنت متخصصاً في التسويق وتقوم بإطلاق حملات تسويقية أو حملات تسويق صادرة، فيمكنك بسهولة تعقب رسائل البريد الإلكتروني التي تمت قراءتها، والروابط التي تم النقر عليها، والحصول على إشعارات فعلية حول مقاييس الأداء، وتعيين التذكيرات، وتلقي التقارير اليومية.

تشير العلامة المفردة إلى أنه تم تسليم بريدك الإلكتروني، وتشير العلامة المزدوجة إلى أنه تم فتح بريدك الإلكتروني. عند تثبيت "Mail Track"، ستتمتع بتلقي إشعارات لحظية غير محدودة ، وتذكيرات، وتقارير تتبع البريد الإلكتروني اليومية، وتعقب الروابط، وعوامل التصفية لفحص رسائل البريد الإلكتروني "المقروءة" و"غير المقروءة".

3- Trello

يُعد Trello واحداً من أكثر تطبيقات إدارة المشاريع و قوائم المهام شمولاً. وقد تكون أنت من بين 5.422.50 مستخدم ل Trello، وإن لم تكن من بينهم، فيجب أن تعرف أن Trello هو أحد إضافات Gmail التي تركز على إبقاء صندوق الوارد والمنصات الأخرى متصلة لتحقيق أقصى إنتاجية.

إنها الأداة الأسهل لضمان عدم إغفال أي شيء مهم أثناء مراجعة رسائل البريد الإلكتروني لتعقب عملاء المبيعات المتوقعين، وتنظيم الأحداث، وإدارة الملاحظات، والمزيد.

يُعد Trello أداة ممتعة ومرنة ومجزية تمكّنك من تنظيم عملك وترتيب أولوياته من خلال لوحات وقوائم وبطاقات.

يمكنك ،بنقرة واحدة، تحويل أسطر موضوع البريد الإلكتروني إلى عناوين بطاقات، وتحويل محتوى البريد الإلكتروني إلى أوصاف بطاقات، مع توافر خيار إضافة تعليقات، ومرفقات، وملصقات تعريفية إلى المهام، ومشاركة المسؤوليات مع الفريق في الحال. لذا، تستخدم جميع الشركات الصغيرة والمتوسطة و المؤسسات والعاملين لحسابهم الخاص تطبيق Trello.

4- Asana

Asana هو تطبيق فعّال لإدارة المشاريع على شبكة الإنترنت،يشبه Trello.  ولكن، الميزة الإضافية القوية التي تُميز  "Asana" هي أنه يمكن المستخدمين من البحث عن فرق العمل، والمهام، والمشروعات الموجودة في صندوق الوارد الخاص بهم. باستخدام Asana، يمكنك تحويل المهام إلى رسائل بريد إلكتروني، وتعيين المهام، وتحديد مواعيد التسليم، وإضافة الملاحظات، وربط رسائل البريد الإلكتروني بالمشاريع. إنه منصة رئيسية آمنة لتحويل محادثاتك إلى إجراءات، ومعلوماتك إلى مهام قابلة للتعقّب.

5- Dropbox وBox

إن Dropbox وBox هما أفضل خيار تخزين سحابي لشركتك. لذا، يستخدمهم أكثر من 500 مليون مستخدم كنقطة مركزية لحفظ الملفات والوصول إليها ومشاركتها. فهم يوفروا مساحة تخزين غير محدودة للملفات، وإمكانية وصول آمنة إلى البيانات عبر الأجهزة، وأدوات التعاون.

يمكنك عرض المرفقات وحفظها في مساحة التخزين ومشاركتها مباشرة من دون مغادرة Gmail الخاص بك والتنقل ذهاباً وإياباً بين التطبيقات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك حفظ الملفات بأي حجم (كبير أو صغير) وأي نوع (الصور ومقاطع الفيديو والعروض التقديمية والمشاريع والمهام)، ويمكنك ارفاق الملفات من Dropbox مباشرة أثناء إنشاء بريد إلكتروني.

باستخدام هذه الإضافة، يمكنك مزامنة جميع ملفاتك تلقائياً والوصول إليها متى احتجت عبر Gmail وAndroid وIOS وحتى دون اتصال بالانترنت. إنه نظام أساسي متكامل لإدارة المحتوى بأمان من خلال عملية آلية تماماً.

6- Boomerang

إن Boomerang هو واحد من أكثر إضافات Gmail الاحترافية. بمجرد تثبيت تلك الإضافة، المتوفرة لكافة متصفحات الإنترنت، ستتمكّن من التحكم في إدارة رسائل البريد الإلكتروني وجدولتها. لذا، عندما تكون بعيداً عن بريدك الإلكتروني أو غير متصل بالإنترنت، سيؤدي Boomerang  دورك ويُرسل رسائل البريد إلكتروني على الفور. تساعد تلك الميزة الإضافية في تذكيرك بمتابعة رسائل البريد الإلكتروني التي لم تتلقى استجابة لها من خلال وضع تلك الرسائل في أعلى صندوق الوارد.

كما تتوفر خاصية " Boomerang reminders"  التي تُعيد رسائل البريد الإلكتروني المهمة –التي تم تحديدها مسبقاً- إلى أعلى صندوق الوارد. تقوم تلك الخاصية بتذكيرك لاتخاذ إجراء بشأن الرسائل في الوقت المناسب. وأحدث ميزة هي زر "إرسال لاحقًا"، الذي يسمح لك بجدولة رسائل البريد الإلكتروني ليتم إرسالها في وقت وتاريخ محددين، وسيقوم التطبيق بإرسال البريد الإلكتروني في الوقت المطلوب حتى إذا كنت غير متصل.

لذا، فإن Boomerang هو إضافة مميزة لزيادة الإنتاجية ومساعدة الملايين من المستخدمين على التركيز على ما يُهم وقتما يُهم.

7- Todoist

Todoist هي قائمة المهام الأكثر انتشاراً المُخصصة لتنظيم العمل والحياة. وهناك 25 مليون مستخدم حول العالم يستخدمون Todoist لتنظيم المهام والمشاريع، والتخطيط لها، والتعاون فيها. على جهاز الكمبيوتر أو الهاتف المتحرك، يمكن للمستخدمين استخدام قائمة المهام لتحديد أولويات مهامهم، وتحديد تواريخ محددة للأعمال الروتينية مثل تحديد "كل يوم أحد". كما يمكنهم تذكر مواعيد التسليم، وتواريخ الاستحقاق، وتعيين المهام للآخرين لتحقيق أهداف العمل الجماعي، والحصول على "صندوق بريد خالي من أي رسائل بريد إلكتروني" من خلال تحويل كافة رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام وتذكيرات وأولويات. وهي "قائمة المهام الأفضل الآن"، كما تم تصنيفها من قِبل "ذا فيرج".

8- Evernote for Gmail

إن Evernote عبارة عن تطبيق رائع مصمم لتخزين كل شيء، وتدوين الملاحظات، والتنظيم، والأرشفة، وإدارة المهام. تساعد هذه الميزة الإضافية المستخدمين على إنشاء ملاحظات حول كل شيء من أي نوع، بما في ذلك النصوص، والرسوم، والصور الفوتوغرافية، وروابط .URL  يمكنك وضع كافة الاتصالات الهامة في Evernote، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني، والأفكار، والقوائم، والمرفقات، والأهداف. فضلاً عن ذلك، يمكنك التركيز على العناصر الأساسية من خلال تصفية وحفظ ما يهم في Evernote، والاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني الضرورية والعثور عليها بسهولة، وحماية المحتوى، وجمع رسائل البريد الإلكتروني، ومشاركتها كروابط عامة.

9- Bookipi

هل تُدير مشروع جديد؟ هل لديك شركة صغيرة؟ هل تبدأ العمل بشكل مستقل؟ يستخدم Bookipi أكثر من 600 ألف من أصحاب الأعمال الصغيرة والمستقلين في 179 دولة مختلفة.

تُعد تلك هي الإضافة المالية المثالية التي يمكنك تثبيتها لإرسال الفواتير، والتقديرات، ومتابعة الأمور المالية. ستتمكن من إصدار فواتير، وتقديرات، وإصدار إيصالات، والحصول على توقيع العميل، وفرض رسوم إضافية، وتصدير التقارير إلى فريقك في ثوانٍ، ومشاركة الفواتير معهم.

10- Hire for Gmail

تأتي تلك الإضافة بين الإضافات الأسهل في التعامل. إن هذا التطبيق عبارة عن نظام "تعقب مقدم الطلب" وبرنامج توظيف يساعدك على توظيف المزيد من المرشحين المؤهلين مباشرةً من صندوق الوارد. وباستخدام الذكاء الاصطناعي، تهدف هذه الإضافة إلى تبسيط عملية التوظيف من خلال جعلها أسرع وأكثر ذكاءً ومباشرة. من خلال Hire for Gmail، يمكن لمديري التوظيف نشر الوظائف على العديد من المنصات، وتتبع المتقدمين، وإدارة المرشحين أثناء عملية التوظيف، والتعاون بسلاسة مع توظيف الفرق والمرشحين، وتبسيط الاتصالات باستخدام النماذج المصممة من قِبل خبراء.

كما يعمل على تبسيط الجدولة من خلال التكامل مع تقويم Google، و Drive Docs، و Hangout، وSheets على منصة واحدة، والبحث عن المتقدمين السابقين، وإعادة اكتشاف المرشحين المثاليين للوظائف الشاغرة الجديدة. كما أنه يعمل على تبسيط مهام التوظيف الإدارية، وينشئ علاقات مع المرشحين لأنه يركز بشكل أساسي على الأشخاص وليس على العمليات. تابع أحدث اتجاهات التوظيف مع هذه الأداة المثالية للشركات الصغيرة والمتوسطة.

11- WiseStamp

يقوم WiseStamp بإنشاء وإدارة توقيع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ليترك انطباعًا يدوم طويلاً ويُمّيز رسائلك الإلكترونية عندما تأتي بين عشرات رسائل البريد الإلكتروني. يمكن أن يؤدي التوقيع الإبداعي للبريد الإلكتروني إلى زيادة حركة المرور وزيادة عدد الزوار المحتملين للموقع الإلكتروني الخاص بك. من خلال تثبيت WiseStamp، يمكنك تمييز بريدك من خلال إضافة روابط ويب، وصور، ومقتطفات من آخر الأخبار على حسابات مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بك في نهاية رسائل البريد الإلكتروني. استخدم نماذج توقيع البريد الإلكتروني أو اشترك في خطة إدارة البريد الإلكتروني للشركات وأضف لمسة متميزة لرسائلك الإلكترونية عبر WiseStamp .

12- DocuSign

مع الاتجاهات العالمية الحالية نحو التحول الرقمي، لن تندهش إذا علمت أنه يمكنك توقيع اتفاقياتك وجميع أنواع المستندات "إلكترونيًا" دون إهدار وقتك الثمين في طباعة المستندات، وتوقيعها، ومسحها ضوئيًا يدويًا. DocuSign هو أول حلول التوقيع الإلكتروني ذات الاشتراك "المجاني" في العالم؛ سوف تستمتع بإمكانية الوصول –مدى الحياة- إلى جميع المستندات الموقعة، وبطاقات "التوقيع هنا"، وتوجيه المستندات، والوصول إلى التطبيق من خلال الهاتف المتحرك.

يتميز العمل بالمزيد من الذكاء عند التوقيع على مرفق البريد الإلكتروني وإعادته في أقل من 30 ثانية. فتعمل تلك الإضافة على تبسيط الأعمال من خلال تقديم نماذج مستندات بتوقيع مميز ومُرخص قانونياً على خوادم مشفرة بالكامل.

الآن، نوَّد أن نسمع منك ونتعرف على الإضافات والملحقات المفضلة لديك في Gmail؟ كيف تعمل؟ ولماذا تفضلها؟