كل ما تحتاج إلى معرفته عن كشوف الرواتب

كشوف الرواتب هو نظام يستخدم لتسجيل وتحديد الرواتب المستحقة للموظفين في المؤسسة. ويُعد كشف الرواتب حسب ساعات العمل الأساسية والإضافية، وكذلك الأجر الأساسي والعلاوات والمستحقات الأخرى.

وعادةً ما يتم إعداد كشوف الرواتب في شهر واحد، ويسلم إلى الموظفين في أول يوم من الشهر التالي. وتحدد الرواتب المستحقة للموظفين حسب ما هو متفق عليه في سياسة الرواتب الخاصة بالمؤسسة.

ولإعداد كشوف الرواتب، يجب على المؤسسة جمع المعلومات الضرورية من كل موظف، مثل عدد الساعات التي يعملها الموظف في الشهر، وعدد الأيام التي كان فيها الموظف متاحًا للعمل، وعدد الأيام التي كان فيها الموظف مريضًا أو لم يعمل فيها، والعلاوات والعوائد الأخرى المستحقة للموظف. وبعد جمع هذه المعلومات، يتم إعداد كشف الراتب.

إليك اليوم مقالاً يضم جميع المعلومات التي قد تحتاج إليها عند إعداد كشوف الرواتب.

ما هي المتطلبات والشروط الأساسية اللازمة لإعداد كشوف الرواتب؟

تتعدد القوانين التي تتعلق بحقوق وواجبات الموظفين في الشركات وتختلف باختلاف حجم الشركة. لذا ينبغي مراجعة الهيئات والمؤسسات التابعة للحكومة المعنية للاطلاع على القوانين الإقليمية والمحلية المنظمة لتدريب العمالة في المشروع الخاص بك. وينبغي أيضًا البحث عن قواعد العمل ذات الصلة بما يلي:

• الأجر الأدنى المسموح به
• العمل الإضافي والمعفيين منه
• القوانين المتعلقة بعمل الأطفال
• الأجر المضاعف
• ساعات العمل
• المواعيد المتعلقة بالسفر والانتظار والاستدعاء والنوم والاجتماعات والدورات التدريبية
• ما يسمح بتنفيذه من العمل
• الإجازات السنوية

كشوف الرواتب والإجازات

عند إعداد كشوف الرواتب، يجب على المؤسسة تحديد الإجازات المدفوعة الأجر المستحقة للموظفين، وهذه الإجازات قد تتضمن الإجازات الرسمية المنظمة في الدولة التي يعمل فيها الموظف، والإجازات السنوية المعتادة في المؤسسة، والإجازات المرضية للموظفين المرضى.

وعلى الرغم من أن هذه الإجازات قد تكون مدفوعة الأجر، فإنه قد تحدد قيمة الأجر المستحق في هذه الإجازات على أساس أدنى أجر حسب قوانين الدولة التي يعمل فيها الموظف، أو على أساس الأجر الأساسي الذي يدفع للموظف في الشهر العادي. ويجب أن تحدد قيمة الأجر المستحق في هذه الإجازات مع مراعاة القوانين المعنية وسياسة الإجازات الخاصة بالمؤسسة.

كيف تُعد كشوف الرواتب؟

تعد مرحلة إعداد كشوف الرواتب أحد العوامل المهمة التي تؤثر على نجاح المشروع. لذا، يعد التعامل معها بعناية ودقة يعد من الضروري للحفاظ على التوازن والنجاح. ولتحقيق هذا الهدف، يمكنك متابعة الخطوات التالية:

1- تحديد موعد الدفع للرواتب والأجور

تحدد المؤسسات موعد دفع الرواتب حسب فترات ثابتة؛ فهناك من يدفع الرواتب أسبوعيًا، ومن يدفع شهريًا، ومن يذهب إلى خيار الدفع كل 14 يومًا. لذا، عليك أولاً تحديد موعد الدفع مع مراجعة القوانين واللوائح المعمول بها في موقعك والالتزام بها.

2- تحديد صفة الموظف

ستحتاج كصاحب عمل إلى تقسيم الموظفين إلى فئتين رئيسيتين: الموظف العامل غير المعفي وهو من يتقاضى أجرًا مقابل الساعة وينبغي توفير راتبًا له يزيد عن الحد الأدنى المعمول به وتختلف أيضًا إمكانية إلزامه بالعمل الإضافي حسب الموقع.

والعامل المعفي، على الجانب الآخر، وهو من يتقاضى راتبًا ثابتًا ويكون معفيًا مما قد يفرض على العمال، مثلاً، من ساعات عمل إضافية.

 وهنا يمكنك استشارة مختص أو الإطلاع على قوانين الدولة عبر الموقع الإلكتروني الخاص بالعمل والعمال بها.

3- تعرف على التدابير الضريبية

هناك العديد من التدابير الضريبية التي يمكن للشركات والموظفين الحصول عليها للتخفيف من حمل الضرائب. وللتعرف على هذه التدابير وما يخضع لها يمكنك الاطلاع على الموقع الإلكتروني الخاص بالهيئة الضريبية المحلية. وللتأكد من أنك تتعامل مع التدابير الضريبية بطريقة صحيحة، يمكنك الاستعانة بخبير ضرائب معتمد للتأكد من أن الخصومات الضريبية التي يتم تقديمها هي صحيحة وملائمة.

4- تسجيل ساعات العمل وساعات الحضور والإنصراف

تحتاج جميع المؤسسات إلى مراقبة ساعات العمل إما يدويًا أو إلكترونيًا ويمكنهم ذلك من تسهيل إدارة جداول الرواتب مع تيسير حساب الرواتب مع إضافة المستحقات الإضافية.

5- إدارة سجلات الموظفين

هناك العديد من المعلومات التي يتعين عليك الحفاظ عليها في سجلات الموظفين الخاصة بك. ومن بين هذه المعلومات: اسم الموظف وعنوانه الشخصي ورقم هويته وتاريخ ميلاده وعنوان البريد الإلكتروني الخاص به ورقم هاتفه الشخصي وعنوان العمل الحالي وتاريخ التعيين وتاريخ الترقية الأخيرة وتاريخ استحقاق المزايا الخاصة به. وهذه المعلومات التي تحتاج إليها على مدار السنة لتتمكن من التعامل مع جدول الرواتب.

هناك عدة معايير وشروط يجب أن تراعيها في حفظ السجلات الخاصة بالموظفين. على الرغم من أنه يتعين عليك حفظ كافة المستندات المهمة المتعلقة بالموظف، فإنه يجب أن تراعي القوانين الحكومية والإدارية المتعلقة بحفظ السجلات والخصوصية الشخصية. كما يجب عليك التعامل مع هذه السجلات بعناية وحذر وعدم الكشف عنها لأي طرف ثالث.

من يقوم بإعداد كشوف الرواتب؟

هناك العديد من الخيارات المتاحة لإعداد كشوف الرواتب لمؤسستك. كل طريقة لها مزايا وعيوبها الخاصة ويجب أن تقرر الخيار الذي يتناسب أفضل مع شركتك ومتطلباتها. إليك بعض الخيارات المتاحة:

إعداد كشوف الرواتب بنفسك: هذا الخيار مناسب للشركات الصغيرة التي ليس لديها العديد من الموظفين ولا تعتمد على معدلات رواتب في الشركة. هذا يسمح للمدير أو المالك للتحكم في الرواتب بنفسه ويعطيه الحرية للتعديل كما يراه مناسباً. ومع ذلك، قد يتعين عليك القيام بعدة وظائف معقدة مثل التعامل مع الضرائب والتأمينات الإجتماعية وإعداد التقارير المطلوبة.

استخدام خدمة على الإنترنت: هناك العديد من الخدمات التي توفر لك القدرة على إعداد كشف الرواتب عبر الإنترنت. هذه الخدمات غالبًا ما تكون أسهل الطرق لإعداد كشف الرواتب وتوفر لك العديد من الميزات والأدوات التي تساعدك في هذا الشأن.

وبالإضافة إلى ذلك، يمكن للعديد من الشركات التي تعتمد على جداول رواتب معقدة، الاستعانة بمحاسبين متخصصين للمساعدة في هذا العمل.

يعد الخيار الثالث لإعداد كشوف الرواتب، وهو تعيين خبير محاسب، الأكثر تكلفة للشركة. ومع ذلك، يعد هذا الخيار الأمثل للحفاظ على الوقت وتجنب المتاعب والمشكلات.