كيفية كتابة البريد الإلكتروني الرسمي: دليلك النهائي (مع نموذج - إنفوجرافيك)

image

كيفية كتابة البريد الإلكتروني الرّسمي - قد تكون كتابة البريد الإلكتروني الرسمي مزعجة وصعبة؛ لهذا لا بد من التمسك بقواعد محددة حتى تصل لنتيجة مُرضية.

نوضح لك في مقالنا اليوم كيفية تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي والمراحل السبع التي قد تتبعها حتى تستطيع بلوغ هدفك.

اقرأ أيضًا: كيف تكتب سيرة ذاتية من دون أخطاء في دقائق؟|د.جوب

د. جوب هنا ليوضح لك كيفية كتابة البريد الإلكتروني الرسمي.

ما هو البريد الإلكتروني الرسمي؟

يستخدم البريد الإلكتروني الرسمي لغة رسمية وهيكل محدد لبدء أو الحفاظ على محادثة حول أمر خطير أو حرج.

يجب أن تُمثل رسائل البريد الإلكتروني الرسمية شركتك بدقة من خلال إظهار تفاعلات مُحددة.

ما الذي يجعل بريدك الإلكتروني الرسمي ممتازًا؟

البريد الإلكتروني الرسمي هو الذي يستخدم لغة ومقدمات وتوقيعات قياسية، على عكس رسائل البريد الإلكتروني الأخرى.

ويختلف هيكله أيضًا لأنه يجب أن يلتزم بقواعد الكتابة الرسمية.

لقد قرأت هذا بشكل صحيح:

لا يتضمن البريد الإلكتروني الرسمي لغة عامية أو جملًا غير مكتملة أو علامات ترقيم غير صحيحة.

لهذا تُحَدَد شكل وطريقة كتابة البريد الإلكتروني الرسمي مُسبقًا.

مثلًا: يجب أن يتضمن هذا النوع من رسائل البريد الإلكتروني: تحيات تقليدية، مع علامات ترقيم أكثر رسمية، ويكون طول الرسائل نفسها أقصر.

إذًا، متى نستخدم البريد الإلكتروني الرسمي؟

يمكنك استخدام البريد الإلكتروني الرسمي في سياقات مختلفة: سواء كنت تسعى لتأمين عقد مع عميل جديد، أو الرد على شكوى، أو التواصل مع مدير أو مدير تنفيذي.

لماذا يُعتبر البريد الإلكتروني الرسمي مهمًا؟

يُعد البريد الإلكتروني الرسمي ضروريًا لأنه يخلق إطارًا لإجراء المُحادثات المُهمة.

فعندما يتلقى شخصًا ما بريدًا إلكترونيًا من مرسل غير ،معروف

يتأكد من التنسيق في الكتابة، أن الرسالة مُهمة وأنها كُتبت بواسطة شخص يهتم بالتفاصيل.

وتشجع النغمة الدافئة التي يبرزها البريد الإلكتروني الرسمي الطرفين على إجراء محادثة مفيدة تظهر الود بينهما.

فمثلًا:

 إذا كنت مرشحًا لوظيفة ما وتريد الإستفسار عن منصب في شركة، ستستفيد من إظهار مهارات التواصل الجيدة لديك من خلال إرسال بريد إلكتروني رسمي.

ما الذي يميز رسائل البريد الإلكتروني الرسمية عن غير الرسمية؟

قد لا يبدو الأمر واضحًا في بعض الأحيان بشأن ما إذا كنت ستكتب بريدًا إلكترونيًا بنبرة رسمية أو غير رسمية.

ضع في اعتبارك المقارنات المهمة التالية، لفهم الفروق بينها والظروف التي تكون مناسبة فيها بشكل أفضل:

الشخص المُراد مخاطبته

على الرغم من أن بعض الشركات تتبنى معايير واضحة لرسائل البريد الإلكتروني، إلا أن معظم الأشخاص الذين يتبادلون رسائل البريد الإلكتروني يفعلون ذلك مع الأصدقاء والعائلة والزملاء.

فاستخدام رسائل البريد الإلكتروني الرسمية، عند التفاعل مع الجماهير ذات الصلة بعملك،

مثل زملاء العمل والعملاء وممثلي الشركات الأخرى.

وعند التحدث مع الأشخاص الذين ترغب في كسب احترامهم، مثل المسؤولين الحكوميين أو الأساتذة أو الشخصيات العامة الأخرى، استخدم البريد الإلكتروني الرسمي.

التنسيق

تحتوي رسائل البريد الإلكتروني الرسمية على المُقدمة وصلب الموضوع والخاتمة.

وتقلل هذه البنية من احتمالية سوء التفاهم وتساعد المُستلمين في فهم أهمية البريد الإلكتروني بسرعة.

في حين أن بعض رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية قد تحتاج إلى فقرات طويلة جدًا، إلا أن الغالبية قد تحقق أهدافها من خلال فقرة واحدة أو اثنتين.

لكن،

ما تبقى من تنظيمها وتخطيطها متروك للرغبة الفردية وأهداف المرسل.

فكثيرًا ما تلتزم رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية ببروتوكولات البريد الإلكتروني المسموح بها، مثل استخدام اسم المستلم عند الكتابة إليه وتوقيع المُرسِل.

التهجئة والقواعد اللغوية

لا تُمثل القواعد النحوية ضرورة شديدة عند التواصل بشكل غير رسمي، فيجب تجنب الأخطاء الإملائية والقواعد النحوية غير الصحيحة عند التواصل برسمية.

تُمثل رسائل البريد الإلكتروني الرسمية

مهارات الاتصال الخاصة بك وأسلوب الكتابة في رسالة متعلقة بالعمل أو رسالة رسمية أخرى.

وغالبًا ما يؤثر الانطباع الأول للبريد الإلكتروني الرسمي بشكل مباشر على الاستجابة التي يحصل عليها المرسل.

المُحتوى

عادةً ما تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل مفيدة.

فتتضمن أحيانًا طلبات بشكل مُهذب، ولكنها تُقدم إلى المُستلم بشكل أساسي بعض الحقائق الأساسية التي يجب أن يكون على دراية بها وقد يرغب في التصرف بناءً عليها.

ويمكن لمندوب المبيعات تقديم نفسه للعميل المحتمل وشرح ما يبيعه.

وفي نفس الوقت،

قد يرسل الموظف إلى مديره بريدًا إلكترونيًا رسميًا يتضمن تحديثًا للمشروع.

رسائل البريد الإلكتروني غير الرسمية

كثيرًا ما تتضمن محتوىً ترفيهيًا أو شخصيًا، وقد يتحدث الأصدقاء من خلالها عن الأحداث الأخيرة في حياتهم، أو قد يرسل شخصًا ما صورًا لأفراد العائلة من عطلة حديثة.

كيفية تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي

إذا كنت ترغب في إرسال بريد إلكتروني رسمي، اتبع الخطوات التالية:

1. تَحَقَق من أن عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك لائق.

استخدم دائمًا حساب بريد إلكتروني خاص بالعمل عند إرسال رسائل بريد إلكتروني رسمية.

فيمكنك أن تحصل على عناوين البريد الإلكتروني الرسمية من مكان عملك أو تعليمك، أو يمكن أن تكون عناوين بريد إلكتروني شخصية مع أقل عدد ممكن من الرموز والأرقام الأخرى التي تحتوي على أجزاء من اسمك.

قد يتردد المُستلم في فتح رسائل البريد الإلكتروني من مرسلين فرديين أو غير محترفين، خصوصًا إذا كانوا لا يعرفونك.

2. اكتب عنوان الموضوع.

يجب أن يُذكَر موضوع البريد الإلكتروني الخاص بك بوضوح في خانة عنوان الموضوع.

فيجب أن تكون مكتوبة في شكل عنوان وأن تكون موجزة بما يكفي لتبدو احترافية.

وإذا كان القيام بذلك سيساعد المتلقي في تصنيف البريد الإلكتروني أو الرد عليه، فيمكنك وضع اسمك في خانة الموضوع.

3.  استخدم التحية المناسبة.

يجب أن تستخدم التحية الرسمية المناسبة لبدء النص الأساسي لبريدك الإلكتروني.

فاستخدم الاسم الأخير للمستلم مع لقبه أو منصبه.

يمكنك استخدام التحيات الرسمية المدرجة أدناه:

  • عزيزي
  • مرحبًا
  • تحياتي
  • لمن يهمه الأمر (إذا كان اسم المستلم غير معروف)

4. قدم نفسك في الجملة الأولى.

قدم نفسك في الجملة الأولى إذا لم تتحدث مع المستلم من قبل.

وبعد تقديم نفسك، اشرح علاقتك بالمتلقي.

فقد يرغب في معرفة ما إذا كنت طالبًا أو عضو هيئة تدريس على سبيل المثال،

وقد يرغب صاحب العمل في معرفة ما إذا كنت عميلاً محتملاً أو موظفًا في شركة أخرى.

وأنهِ مقدمتك بجملة تلخص الغرض من الكتابة.

5. قدم وجهة نظرك بوضوح

قدم مزيدًا من المعلومات حول دافعك للكتابة في فقرتك التالية.

واشرح بالتفصيل من أنت وما الذي يوّد بريدك الإلكتروني تحقيقه.

وأدرج أي معلومات إدارية.

والطول المثالي لهذا الجزء هو فقرة أو فقرتان.

6. اختتم مع التقدير

تعبّر الجملة الأخيرة عن امتنانك للقارئ لقراءة رسالتك واستيعابها.

وينتهي بذكر التبادل التالي الذي تأمل أن يكون مع المتلقي.

فمثلًا:

قد ترغب في انتظار رد منه، أو قد ترغب في تحديد موعد لقاء وجهاً لوجه.

واستخدم الخاتمة المناسب قبل التوقيع باسمك، وإذا لزم الأمر أدرِج تفاصيل الاتصال المهنية الخاصة بك.

 فيما يلي بعضًا من أشكال الخاتمة الرسمية المناسبة:

  • أتمنى لك الأفضل
  • مع تحياتي
  • مع احترامي
  • مع محبتي

7. تأكد من أن بريدك الإلكتروني خالٍ من الأخطاء وأرسله.

راجع بريدك الإلكتروني لغويًا بعناية قبل إرساله.

ويجب ألا توجد هناك أي أخطاء كتابية أو أخطاء نحوية في بريدك الإلكتروني.

واستخدم أداة مجانية للتدقيق اللغوي عبر الإنترنت، وهي أداة تُراجع بريدك الإلكتروني للتأكد من دقته.

يمكنك الاستفادة من تحرير أي بيانات قد تكون غامضة أو غير صحيحة وأي مشكلات فنية. قد تحصل على الإجابة التي تريدها بمساعدة رسالة مكتوبة جيدًا.

تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي

(عنوان واضح ومُختصر للموضوع)

عزيزي (اسم المُستَلم)،

اسمي (اسمك)، وأنا (ناقش العلاقة بالمتلقي أو الأهمية)، (أدخل سبب التواصل مع المستلم).

(اعرض بعض المعلومات الأساسية عنك وصف أهدافك)، (أضف أي معلومات أخرى ذات صلة مع إبقاء رسالتك موجزة).

وأنا أُقدّر وقتك، وأتطلع إلى التحدث إليك / مقابلتك قريبًا.

(اكتب خاتمة رسمية، اسمك)

(معلومات اتصالك)

الأكثر قراءة