الأمهات العاملات: كيف تكتبي خطاب طلب إجازة الأمومة (مع النماذج)

image

عندما تُرزق المرأة بمولودٍ، يُسمح لها بإجازة الأمومة من العمل، وهي إجازة يُلزمها القانون، وتُعد فترة ما بعد الولادة لكلٍ من الأم والطفل أمرًا بالغ الأهمية للشفاء والترابط، وقد يكون إعلان الحمل وتخطيط إجازة الأمومة أكثر سهولة حين تتعرفين على كيفية كتابة طلبات إجازة الأمومة.

ما هو طلب إجازة الأمومة؟

يجب عليكِ كتابة خطاب أو طلبٍ رسمي، لإبلاغ صاحب العمل بأنك تودين الحصول على إجازة الأمومة.

فمن المهم ترك خطاب مُدرج فيه كيفية التعامل مع مهامكِ عندما تكونين خارج المكتب.

وعلى سبيل المثال: قد ترغبين في اقتراح قيام موظف معين بأبرز مهمة لكِ أو توزيع عملِك على العديد من زملائكِ في الفريق.

وكاقتراح لكيفية التعامل مع عملك أثناء حصولك على إجازة الأمومة، قد يستغرق خطابك بعض الوقت لصياغته بعناية.

ما هو الغرض من كتابة خطاب طلب إجازة الأمومة؟

يُعد خطاب إجازة الأمومة أمرًا ضروريًا لأي موظفة تّود تقديم طلبات أو إعلانات رسمية حول الحمل، فمن الأفضل أن تُدوني معلومات إجازة الحمل والأمومة في صورة كتابية عندما تُبلغي صاحب العمل بأنك حامل.

اقرأ أيضًا: للأمهات العاملات: ستة نصائح لتحققي توازنًا بين حياتك العملية والعائلية

وبهذه الطريقة، قد تكون تفاصيل طلبكِ، بالإضافة إلى تأثيره على عملك والشركة، مفهومة تمامًا من قِبلك أنتِ وصاحب العمل.

وعلاوة على ذلك، زودي مشرفكِ وأي أشخاص رئيسيين آخرين في الشركة بنسخة من طلبكِ بعد أن تُدرجي جميع المعلومات الحيوية حول إجازتك، مثل المدة وتاريخ البدء.

كيفية كتابة طلب إجازة الأمومة

1- تحققي من سياسات شركتكِ الخاصة بإجازة الأمومة

تأكدي من قراءة وفهم جميع سياسات شركتكِ، قبل تقديم طلبكِ للحصول على إجازة الأمومة.

أخبري إدارتكِ إذا كان لديكِ أي أسئلة أو مشكلات، فيجب عليكِ اتباع معايير إجازة الأمومة في طلبكِ.

2- حافظي على أسلوب مهني ولغة ملائمة

حافظي على لهجة مهنية ولغة رسمية، عند كتابتكِ لطلب إجازة الأمومة.

وتجنبي استخدام أي لغة عامية أو مصطلحات غير ضرورية.

بالإضافة إلى ذلك، استعيني بالنماذج الخاصة بشركتكِ، إذا لم تكوني متأكدة من الصياغة المناسبة أو المستوى الرسمي الواجب استخدامه.

3- تحدثي عن دوافعكِ لطلب إجازة الأمومة

حاولي أن تكوني موجزة ومباشرة قدر الإمكان، عند كتابة طلبكِ، وشاركي مدة إجازة الأمومة الخاصة بك، بالإضافة إلى تواريخ بدء إجازتكِ وانتهائها.

وقد يتضمن طلب إجازة الأمومة معلومات حول تاريخ ولادتك.

4- قدمي طلبكِ فورًا

اكتبي طلبكِ في أقرب وقتٍ ممكن؛ حتى يكون لدى صاحب العمل متسع من الوقت لإجراء الترتيبات اللازمة عندما لا يمكنك الحضور لأداء مهامكِ.

فتتضمن سياسة الإجازة عادةً حدًا أدني لفترة الإخطار لإجازة الأمومة.

5- أدرجي إطارًا زمنيًا محددًا، إن أمكن

من الضروري أن توفري في خطاب إجازة الأمومة الأيام التي ستتغيبين فيها عن العمل، وهي أهم الأمور التي يجب ذكرها.

أدرجي تاريخ استقبال طفلكِ، والوقت الذي تتوقعين أن تبدأي فيه أخذ إجازة الأمومة، وطول الوقت الذي تنوي أن تقضيهِ في المنزل مع مولودكِ الجديد.

فالعديد من الأمهات لديهن شكوك حول طول إجازتهن، ولا بأس إذا كان هذا هو ما تشعرين به أيضًا.

فبعد ولادة طفلك، لديك خيار العودة إلى العمل في وقتٍ مبكرٍ، وكإجراء احترازي، اطلبي إجازة أطول، إذا كان هذا هو الحال.

وتُعد العودة إلى العمل في وقت أبكر مما هو مخطط له، أكثر وضوحًا لصاحب العمل من التغيب لفترة أطول مما كان متوقعًا.

6- قدمي خطة للانتقال

تختار بعض الأمهات تغيير جداول عملهن، بعد العودة من إجازة الأمومة، ربما عن طريق العمل لساعات أقل أو ساعات بديلة.

يمكنكِ ذكر ذلك لإعلام صاحب العمل بأنكِ ترغبين في مناقشة احتمالات الجدولة بعد فترة الراحة، في طلب إجازة الأمومة الخاص بكِ.

وعلاوة على ذلك، كوني صريحة إذا لم تكوني متأكدة من كيفية تغيير نمط حياتكِ بمجرد إنجاب طفلكِ.

 وأقنعي رئيسكِ في العمل أنك ما زلتي تعتبرين وظيفتكِ والمسؤوليات التي تنطوي عليها ضرورية.

ودعي صاحب العمل يعرف كيف تخططين للعودة إلى روتين العمل عندما تعودين من غيابكِ.

فيجب إبلاغ صاحب العمل بخططكِ للانتقال أو العودة في المستقبل.

7- ضعي خطة مفصلة

اشرحي لصاحب العمل سبب كتابتك للخطاب وما الذي ستفعلينه بعد ذلك.

فقد ترغبين في التفكير في العمل من المنزل، قبل الولادة أو بعدها.

وضعي في اعتباركِ الاستعانة بزميل في العمل قادر على التعامل مع مهام محددة أثناء غيابكِ.

 وخيار آخر هو تعيين موظف مؤقت لتغطية إجازة الأمومة الخاصة بك.

ويجب عليك أيضًا إدراج توصية حول كيفية إدارة عملكِ أثناء إجازة الأمومة.

وضعي في اعتباركِ العمل ذي الأولوية العالية الذي يجب القيام به أثناء تواجدكِ بعيدًا وأي أعضاء الفريق الأنسب لهذه المهمة.

فإن وجود استراتيجية شاملة لما يجب القيام به من عملٍ سيظهر احترافكِ وتفانيكِ تجاه مؤسستِك.

8- أضيفي توقعاتك بشأن التواصل

وضحي عدد الأشخاص التي تتوقعين التواصل معهم أثناء غيابك.

وأخبري مديركِ إذا كنت ترغبين في العمل من المنزل من حين لآخر فقط أو إذا كنتِ ترغبين في أخذ استراحة من المكتب تمامًا.

فيحتاج صاحب العمل إلى معرفة ما قد يتوقعه منكِ أثناء الإجازة.

وعلاوة على ذلك، فإن مقدار التواصل الذي تختارين المحافظة عليه أثناء إجازة الأمومة متروكة لكِ تمامًا.

وإذا كنت قلقة بشأن دفع نفسك إلى الإرهاق وفقدان مسار حياتك الشخصية، فمن الجيد إبلاغ صاحب العمل بأنك ستفحصين بريدك الإلكتروني على أساس محدود.

وقد ترغبين في توضيح أنك لن تكوني متاحة في الأسابيع القليلة الأولى ولكنك ستصبحين متاحة بدوام جزئي بعد ذلك.

9- عبري عن امتنانكِ

كوني ممتنة لتفهم مديرك ودعمه خلال هذا الوقت بعيدًا عن المكتب.

وإذا كنتِ تهتمين بسياسات شركتك، فهذا أكثر من مجرد إجراء شكلي، فيمكنك إدراج بعض التفاصيل المحددة المتعلقة بسياسات الشركة أثناء التعبيرعن امتنانكِ.

نماذج طلب إجازة الأمومة

النموذج الأول

عزيزي السيد / السيدة (اسم المستلم)،

أود أن أطلب إجازة الأمومة، وفقًا لسياسة شركتنا للموظفات.

وآمل أن يتم التصديق على هذا الطلب، فأرغب في الحصول على الإجازة لعدة أسابيع (تاريخ البدء - تاريخ الانتهاء).

ونظرًا لأنني سأتغيب لفترة طويلة، فقد سلمت مسؤولياتي ومهامي إلى (اسم زميل).

من فضلك لا تتردد في الاتصال بي على (رقم الاتصال) في حال هناك أي أمر طاريء لا يمكن السيطرة عليه.

مع خالص التقدير لك (اسمك)

النموذج الثاني

عزيزي (الاسم)،

أكتب إليكم لإبلاغكم بأنني حامل وأنوي أخذ إجازة أمومة لمدة (عدد) أسابيع.

تاريخ استقبال طفلي هو (التاريخ)، وباستثناء أي أحداث غير متوقعة، أتوقع أن أبدأ إجازتي في (التاريخ) والعودة في (التاريخ).

وسأبذل قصارى جهدي لإكمال كل عملي الحالي قبل إجازتي، لكني أوصي بأن يتحمل (الاسم) المسؤولية عن عملي ذي الأولوية القصوى أثناء تواجدي بعيدًا عن المكتب.

 وأنا على استعداد للتعاون معكم لوضع خطة لتخصيص مهام عملي.

ويمكنكم التواصل معي على [الهاتف أو البريد الإلكتروني] أثناء مغادرتي، وأنوي التحقق من البريد الإلكتروني بانتظام بعد (التاريخ / الأسابيع).

مع تقديري،

(اسمك)

النموذج الثالث

عزيزي السيد / السيدة (اسم المستلم)،

أكتب إليكم لأخبركم برغبتي في أخذ إجازة الأمومة التي تم تخصيصها لي، أريد أن أبدأ إجازة الأمومة الخاصة بي في (تاريخ البدء) والعودة إلى العمل بحلول تاريخ (تاريخ العودة)، وهذا باستثناء أي مضاعفات غير متوقعة مع الحمل أو الولادة.

وإذا تغيرت نيتي لأي سبب من الأسباب، فسوف أُخطركم على الفور.

 هذا البريد الإلكتروني مرفق برسالة من طبيبي تؤكد المعلومات الواردة أعلاه.

يرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني إذا كنتم بحاجة إلى مزيد من المعلومات.

مع خالص التقدير لكم (اسمك)

الأكثر قراءة