كيف تغير ساعات عملك بسهولة؟(مع نموذج رسالة الطلب)|د.جوب برو

ربما لاحظت مؤخرًا عناوين الصحف التي تعلن أن دولة الإمارات العربية المتحدة ستغير أسبوع العمل ليصبح 4 أيام فقط. ويأتي ذلك في محاولة لتعزيز الحياة المهنية وتحقيق التوازن بين العمل والحياة لكافة موظفي الدولة.

ولكن، بالنظر لسياسات شركات القطاع الخاص المختلفة قد يدق هذا التغيير ناقوس الخطر لدى بعض الموظفين حيث تباينت ردود الأفعال بين مؤيد ومعارض؛ يرى البعض أن هذا القرار هو أول خطوة تجاه مستقبل أنجح، بينما يرى البعض الآخر أن أضراره ستفوق مزاياه.

وإن كنت تسعى للتأقلم مع هذا القرار بما يفيد حياتك المهنية والشخصية معًا، بغض النظر عما يترتب عليه من مزايا أو غير ذلك، إليك كل ما تحتاج لمعرفته حول تغيير ساعات عملك:

كيف يمكنك تغيير ساعات عملك إلى جدول يناسبك؟

ماذا يعني تغيير جدول العمل؟

تغيير جدول العمل هو تعديل لجدول عمل الموظف. قد يكون ذلك بسبب تغير مسؤوليات الموظف، أو لوجود قوانين جديدة (كما هو الحال في الإمارات العربية المتحدة). وفي بعض الأحيان، يعد تغيير الجدول الزمني في العمل تغييرًا في ساعات عمل الموظف على مدار الأسبوع. ويمكن أن يكون هذا التغيير لعدة أيام في كل مرة أو ليوم واحد.

ويُسمح عادةً بإجراء تغييرات على جداول الموظفين ممن يتمتعون بتاريخ حافل من الأداء الجيد والالتزام وممن لا يحتاجون إلى إشراف دقيق لأنهم على دراية وخبرة في وظائفهم.

ما الأمثلة الشائعة لتغييرات جداول العمل؟

• الجداول المرنة

الجدول الزمني المرن هو اتفاق بينك وبين صاحب العمل يسمح لك بتغيير موقع عملك. وهو من أشكال العمل عن بُعد، مما يعني أنك تعمل من المنزل بدلاً من الشركة. وعندما تتمتع بحرية اختيار وقت وكيفية عملك، فمن الأسهل تجنب الشعور بالإرهاق. الميزة المهمة الأخرى للجدولة المرنة هي أنها يمكن أن تساعد في منع الإرهاق.

• الجداول المضغوطة

يوضع الجدول المضغوط للسماح بوقت فراغ أطول من الجدول التقليدي غير المضغوط. وغالبًا ما يتم ذلك بتقليل عدد ساعات العمل أسبوعيًا، وأحيانًا بتقليل عدد أيام العمل أسبوعيًا، وأحيانًا كليهما.

• الجداول عن بعد

تُستخدم الجداول الزمنية عن بُعد عندما يعمل الموظف أو المستقل بعيدًا عن المكتب لفترات طويلة. وكما هو الحال مع جميع الجداول، يمكن أن تكون الجداول الزمنية عن بُعد مفيدة قيّمة لكل من الموظفين وأصحاب العمل.

• جداول تغيير ساعات العمل

عندما يرغب الأفراد في تغيير ساعات عملهم الحالية، يُشار إلى ذلك على أنه تغيير في الجداول من حيث ساعات العمل. يمكن للموظف، مثلاً، أن يطلب العمل من الساعة 8 صباحًا حتى الساعة 6 مساءً، بدلا من 9 صباحًا حتى 7 مساءً.

لماذا ينبغي للمديرين التحلي بالمرونة عند التعامل مع تغيير الجدول؟

يشعر العديد من أصحاب العمل بالقلق حيث أنهم إذا وافقوا على طلب لتغيير جدول الموظف، فسيغمرهم المزيد من الطلبات.

لكن، هناك العديد من الأسباب للموافقة على طلب موظفيهم لتغيير ساعات عملهم. فيما يلي بعض منهم:

1. يساعد التغيير الموظفين على رعاية شؤونهم الشخصية.
2. يمكن لأصحاب العمل توفير المال بتقليل استخدام الكهرباء والغاز.
3. يجعل الموظف أكثر سعادة مما يجعله أكثر إنتاجية في العمل.
4. يصبح الموظف أكثر انفتاحًا على العمل لساعات إضافية إذا تطلب ذلك.
5. إذا كان للموظف عائلة، فإن الموافقة على طلبه يمكن أن يساعده في قضاء المزيد من الوقت معهم.
6. إذا احتاج إلى الذهاب للتعليم أو التدريب، فإن الموافقة على طلبه ستمكنه من اكتساب المعرفة أو المهارات اللازمة لإنجاز عمله بكفاءة أكبر.

متى تطلب تغيير ساعات العمل؟

هناك الكثير من المواقف التي يمكن للموظفين فيها طلب تغيير ساعات العمل- والأمر شائع للغاية، ومن الجيد دائمًا أن يكون لديك جدول يناسب احتياجاتك.

قد تطلب تغيير جدولك عندما:

1. ترغب في استغلال جوانب أخرى من حياتك (على سبيل المثال، تريد حضور دورة تدريبية أو أنك ولي أمر وتحتاج إلى رعاية الطفل).
2. تواجه مشكلات شخصية كبيرة (على سبيل المثال، تتعامل مع حالة طارئة تتطلب منك رعاية شخص آخر).
3. تشعر أنك مرهق وترغب في أن تكون أكثر كفاءة في العمل بتقليل الإجهاد (على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في العودة إلى المنزل في وقت مبكر لأن لديك الكثير من العمل الذي يتعين عليك القيام به في المساء).

ممن تطلب تغيير جدول عملك؟

لا شك أن الكلمة الأخيرة بشأن ما إذا كان طلبك بتغيير ساعات عملك يأتي في مصلحة العمل أم لا تعود لمديرك المباشر. لذا، تأكد من موافقته أولاً، ثم أطلب منه الدعم عند إرسال طلبك لمسؤول الموارد البشرية أو للمدير الأعلى. اتفقوا على نقاط محددة يمكنكم بها إقناع الآخرين كإنجازات حققتها حديثًا أو مزايا قد تعود على فريقك إذا تمت الموافقة على طلبك.

كيف تطلب تغيير الجدول؟

لا تخف

يجب ألا يخاف الموظفون من تغيير ساعات عملهم لأن أصحاب العمل منفتحون دائمًا على التفاوض. حتى لو لم يوافقوا، فمن المحتمل أن يكونوا أكثر تساهلاً إذا كان الموظف مثابرًا.

أول شيء ينبغي فعله هو التحدث مع صاحب العمل وشرح أنه لا يمكنك إنجاز جميع الأعمال في أثناء وقت العمل بسبب عائلتك أو أنشطتك الشخصية خارج المكتب. إذا لم تستطع إقناعه، فحاول التمسك بقضيتك. يمكنك إخباره بمدى تقديرك لعملك، ولكن مغادرتك في الوقت المطلوب ستيسر إنجاز بعض الأمور الشخصية الضرورية.

ضع خطة

التخطيط يجعلك تبدو أكثر تنظيماً واحترافية. لا تطلب تغيير جدول عملك دون أسباب منطقية. ونعني بالأسباب المنطقية هنا كل ما يقنع صاحب العمل. لذا، إن ذكرت أن تغييرك لجدول عملك يرجع لأسباب شخصية فقط دون تحديد الأسباب، قد يكون الرفض أول رد عليك.

حدد أسبابًا واضحًا وضع خطة لذكر هذه الأسباب (ويمكن أن تضمن خطتك تحديد الوقت المناسب لتقديم الطلب، ووضع تفسيرات لأسبابك، والإعداد النفسي للتفاوض مع مديرك إذا قوبل طلبك بالرفض).

حدد ما إذا كان تغيير الجدول مناسبًا لك

ليس كل تغيير "مجدي." فقد ترى أن تغييرك لساعات عملك سيعود بالنفع عليك لتفاجأ بعواقب أكبر.

لذا، قبل اتخاذ قرار بشأن تغيير جدول عملك، عليك مراعاة ما يلي:

• ما هي إيجابيات وسلبيات طلب تغيير الجدول الزمني؟
• ما العوامل التي تسهل أو تصعب هذا التغيير؟
• ما هي أفضل خيارات تغيير جدول العمل التي تناسب احتياجاتك؟

ثم دون مسؤولياتك في العمل والمنزل وتأكد من اكتمال هاتين القائمتين. عليك أن تحدد تمامًا مسؤولياتك الآن!

وبعد هذه الخطوة، حان الوقت لحساب أرباحك ونفقاتك. تأكد من أنك لن تخسر المال بسبب تغيير جدولك. بعد كل هذه الخطوات، يمكنك اتخاذ القرار بأمان أن تغيير الجدول الزمني ضروري لك أم لا.

كن محترفًا وإيجابيًا

يحتاج الموظف إلى الحفاظ على موقفه الإيجابي والمهني عند تغيير ساعات عمله.

والخطوة الأولى التي ينبغي للموظف الالتزام بها هي الحفاظ على "النبرة الإيجابية". لن يقبل صاحب العمل طلب يقدمه صاحبه وهو غاضب. لذا، يجب أن يكون الموظف مهذبًا وهادئًا عند التحدث مع صاحب العمل؛ سيساعده ذلك على النجاح عند طلب تغيير ساعات العمل.

الخطوة الثانية التي ينبغي للموظف الالتزام بها هي أن يشرح بشكل مرضٍ سبب رغبته في هذا التغيير. يحتاج الموظف إلى إبداء أسباب وجيهة لتغيير ساعات العمل، لأن صاحب العمل قد يجادل في ذلك.

الخطوة الثالثة للموظف هي طلب الحل. مرة أخرى، من المهم ألا يغضب الموظف أو يحبط عند رفض طلبه. ومن الضروري أيضًا أن يطلب بعض الأفكار حول كيفية تهيئة يوم العمل في حال رُفض طلبه.

اجمع الوثائق ذات الصلة

من الضروري جمع جميع الوثائق التي قد تكون مطلوبة قبل تقديم طلبك لتغيير ساعات عملك. مثلا، حاول تحديد إنجازاتك التي حققتها في وقت أقصر من ساعات العمل المفروضة أو ضع قائمة بمهامك التي تنجزها أفضل ليلاً بعد ساعات العمل. عليك أن تثبت كيف تفيدك المرونة في ساعات العمل بما ينعكس بدوره على المؤسسة أيضًا.

تقديم طلبك دون وثائق تثبت قدرتك على الالتزام بساعات عمل جديدة يشبه بناء منزل دون رسم هندسي .. الخطأ عندئذ يعني البدء من الصفر لا الإصلاح.

قدم طلبك مكتوبًا

قد يأتي كتابة طلبك بثماره عند الحديث حول تغيير ساعات العمل. وهنا بعض النقاط التي ينبغي مراعتها:

• لا ترسل رسالة بريد إلكتروني إلا بعد مناقشة الأمر شفهيًا مع مديرك.
• اذكر ساعات العمل الجديدة التي تود الالتزام بها مع تحديد الأسباب في بريدك الإلكتروني.
• حافظ على المهنية وآداب التحدث مع الرؤساء مع التأكيد بأن طلبك يندرج تحت حقوقك كموظف.
• اذكر كيف ستعود الموافقة على طلبك بالنفع على المؤسسة.
• أطلب الرد في غضون وقت محدد. وإذا مر الموعد النهائي ولم تتلقي أي رد، يمكنك افتراض أن إجابة صاحب العمل الخاص بك هي "لا".

ضع أسبابًا واضحة لتغيير جدول عملك

عليك أن تستعد عند طلب تغيير ساعات عملك. دائمًا ما يرد أصحاب العمل بردود مفاجئة ومنطقية في حال طلب تغيير ساعات العمل. وفيما يلي بعض النصائح الهامة:

1. التزم بالحقيقة كلما أمكن: سيحترم رئيسك ظروف الحياة الواقعية التي تجعلك بحاجة إلى إجازة أو إجراء تغييرات في الجدول الزمني. وقد يكون لديه اقتراحات حول كيفية حل المشكلة التي تتعارض مع جدولك.
2. كن واقعيًا: لا حرج في اختلاق عذر إذا كان قابلاً للتصديق ولن يكلف شركتك أي أموال أو موارد.

رَاعِ نوع الجدول الزمني الذي تريده

قبل اتخاذ قرار نهائي بشأن تغيير ساعات عملك. فكر مليًا!

أولاً، وازن بين إيجابيات وسلبيات الجدول الزمني الحالي. وإذا كانت الإيجابيات أقوى من السلبيات، فلا يجب أن تطلب التغيير.

ثانيًا، فكر فيما إذا كان التغيير يستحق. من الجيد أن تتمتع بالمرونة في ساعات عملك، ولكن من الضروري أيضًا وضع حدود بين عملك وحياتك الشخصية.

إذا قررت أن تغيير ساعات عملك سيعود عليك بالنفع، فتأكد من أن تكون واضحًا بشأن ما تريد ومدى استعدادك لتقديم تنازلات (كالعمل في أوقات متأخرة مثلاً).

رَاع ثقافة الشركة

أنت لا تعمل بمفردك! عليك أن تعمل مع أشخاص آخرين لديهم متطلباتهم ودوافعهم وخططهم. لذا، ما تراه فكرة جيدة قد يرفضه الآخرون تمامًا لأنه لا يناسب متطلباتهم.

وهنا عليك أن تفكر في ثقافة الشركة قبل أن تطلب تغيير ساعات عملك. ما مدى مرونة المؤسسة في تحديد جداول العمل؟ وكيف تتعامل الشركة مع الموظف عندما يتعارض العمل مع الحياة؟ وهل هناك مجال للتفاوض؟ هل مديرك يتبع سياسة "الباب المفتوح" ويستقبل الجميع ليتناقش معهم حول متطلباتهم أم أن إرسال طلبك سيطلب الالتزام بمزيد من المراحل؟

أطلب المحاولة

الخطوة الأولى لتغيير جدول عملك هي طلب فترة تجريبية.

وما عليك فعله هو أن تطلب من رئيسك في العمل أن يمنحك أسبوعًا من العمل في الوقت المفضل لك وسيكون ذلك بمثابة فترة تجريبية.

تعد الفترة التجريبية طريقة ممتازة لتثبت لصاحب العمل أنه يمكنك التعامل مع جداول عملك وأنك صادق مع نواياك.

أدرك أن جميع الشركات لن تمنحك تغييرًا في جدولك الزمني

هناك العديد من الأسباب التي قد تجعل شركتك غير قادرة على تغيير الجدول الزمني لك. قد لا يكون لديهم سياسات جدول عمل مرنة، أو قد يكون هناك أشخاص آخرون يطلبون أيضًا جداول زمنية مرنة. ومع ذلك، فقد يقرر مديرك إعطاء الأولوية للآخرين الذين عملوا في الشركة لفترة أطول. إضافة إلى ذلك، عليك الالتزام بسياسة الشركة المتمثلة في التواجد دائمًا خلال ساعات العمل، مما يعني أنه إذا احتاجوا إليك، فسوف يتصلون بك حتى لو كنت في وقت الراحة.

خلاصة القول هي "عليك أن تطلب."

وستكون الإجابة إما بنعم أو لا. وفي حالة الرفض، تنل شرف المحاولة فى الأقل وسيتذكر مديرك طلبك عند قبول طلب شخص آخر بتغيير مواعيد العمل.

كن منفتحًا على الاقتراحات الأخرى من قبل صاحب العمل

إذا رفض صاحب العمل طلبك لتغيير ساعات عملك، فقد يكون لديه بعض الاقتراحات للترتيبات البديلة التي يمكنك اتخاذها وعليك أن تتحلى بالمرونة.

وإذا كنت لا تزل غير قادر على الموافقة وكان الموقف يسبب مشكلات لك أو لموظفين آخرين، فتحدث مع ممثل الموارد البشرية في الشركة حول هذا الأمر. في معظم الحالات، يكون هناك حل مرضي لجميع الأطراف.

كن مستعدًا للعثور على عمل آخر إذا قالوا "لا"

الأمر ليس دائمًا أكثر اخضرارًا على الجانب الآخر. لكن، إن كانت شركتك الحالية لا تتحل بالمرونة مع متطلبات موظفيها، فعليك أن تفكر في البحث عن مؤسسة أخرى حيث يمكنك العمل بما يتناسب مع جدولك اليومي، ففي كثير من الأحيان تكون طلبات تغيير ساعات العمل حقيقية وحتمية ولا تحتمل الرفض حيث إنك، كموظف، إنسانًا لديه منزل وأسرة وواجبات حياتية بعيدة عن الواجبات الوظيفية ولا ينبغي أن تؤثر إحداهما سلبًا على الأخرى.  

كيف أكتب بريدًا إلكترونيًا بطلب تغيير جدول أو ساعات العمل؟

إلى: [email protected]

الموضوع: طلب تغيير جدول العمل

عزيزي [اسم مسؤول التوظيف]،

أنا [اسمك]، [اسم الوظيفة] اعمل في [إدارتك / فريقك].

أود أن أطلب تغيير الجدول الزمني الخاص بي من [الجدول الحالي] إلى [الجدول المطلوب]. ويرجع سبب طلب التغيير تحديدًا إلى أنني أريد الموازنة بين حياتي والعمل حيث يمكنني فعلاً بدء يوم عملي في (الساعة المطلوبة).

آمل أن نتمكن من العمل معًا لضمان عدم تأثر جودة العمل والإنتاجية بهذا الطلب. ويمكن أن يؤكد مديري مدى كفائتي بالنظر لما حققته مع الشركة من نتائج منذ [تاريخ تولي المنصب].

شكرا لك مقدمًا للنظر في هذه المسألة!

أطيب تحياتي،

[اسمك]