كيف تكتب خطاب الاستقالة - هل أنت مستعد لترك منصبك؟ إذا كان الأمر كذلك، فيجب أن تُضفي طابعًا رسميًا على ظروف مغادرتك عن طريق تقديم خطاب الاستقالة.

ولكن ما هو خطاب الاستقالة بالضبط؟ ولماذا يجب عليك كتابته؟ وما هي المعلومات التي يجب أن يحتوي عليها؟

يوضح لك د.جوب اليوم كيفية كتابة خطاب الاستقالة مع مثال توضيحي.

يتمثل دور خطاب الاستقالة الرسمي في إعلام صاحب العمل أنك ستترك منصبك الحالي.

اقرأ أيضًا: كيف تكتب خطاب طلب شهادة الخبرة؟

فيتضمن خطاب الاستقالة الرسمي رغبتك في المغادرة وتاريخ انتهاء وظيفتك وتفاصيل التواصل معك.

ويمكنك تسليم خطاب الاستقالة شخصيًا أو عبر البريد الإلكتروني.

ما هو خطاب الاستقالة؟

يهدف هذا الخطاب إلى إخطار صاحب العمل بأنك ستترك وظيفتك، ويمكنك تسليمه عبر البريد الإلكتروني أو كرسالة مطبوعة.

ويمثل هذا الخطاب إشعارًا رسميًا باستقالتك ويحدد تفاصيل خروجك من الشركة، بما في ذلك تاريخ توقف عملك.

متى يجب أن ترسل خطاب الاستقالة إلى صاحب العمل؟

يجب أن تقدم خطاب استقالتك قبل وقت طويل من مغادرتك، فمثلًا: أسبوعين على الأقل.

وقد لا تتمكن في بعض الأحيان من إعطاء إشعار مسبق، وفي تلك الحالة، امنح صاحب العمل أكبر قدر ممكن من المعلومات، فمثلًا: إذا كان لديك حالة طوارئ عائلية، أو ظروف أخرى تتطلب مغادرتك الفورية.

ويجب أن تلتزم بشروط عقد عملك عند تقديم خطاب الاستقالة.

محتويات خطاب الاستقالة

يجب أن تتنحى عن منصبك باحترافية؛ لذلك عليك تقديم شرح مفصل لأسبابك وظروفك.

وهذا من خلال جعل رسالتك مباشرة وواضحة.

فيما يلي قائمة بما يجب تضمينه في خطاب الاستقالة الخاص بك:

• نيتك في الاستقالة: يجب أن تبدأ رسالتك بالإشارة إلى نيتك في الاستقالة.
• يومك الأخير في العمل: يجب أن تذكر تفاصيل اليوم الذي تنوي فيه إنهاء عملك مع الشركة.
• عرض المساعدة في عملية الانتقال: ربما عن طريق إيجاد بديل أو تدريبه.
• التحدُث عن مخاوفك وتحفظاتك: وهذا بشأن راتبك النهائي أو مزاياك في رسالتك أو بريدك الإلكتروني.
• معلومات الاتصال الخاصة بك: تأكد من أن الشركة يمكنها الوصول إليك.
• التوقيع: يجب أن يظهر توقيعك المكتوب على النسخة الورقية، وفي حال كتابة بريد إلكتروني، اكتب اسمك في خانة الموضوع.
• الثناء على صاحب العمل: اثنِ على صاحب العمل للفرص التي قدمها لك والخبرات التي حصلت عليها في الشركة.

لا تكتب الآتي في خطاب الاستقالة الخاص بك:

• لا داعي لذكر سبب مغادرتك، خاصة إذا كان سلبيًا.
• التعبير عن الانتقادات لصاحب العمل أو الرئيس أو زملاء العمل.
• لا تحتاج إلى أن تذكر في رسالتك أن منصبك الجديد سيدفع المزيد من المال (إذا كان الأمر كذلك).
• لا تذكر أبدًا مدى تميز عملك الجديد أو مدى سعادتك بترك عملك الحالي في رسالتك.
• لن يعود عليك حرق حبال الود بالفائدة.

كيفية كتابة خطاب الاستقالة:

• معلومات الاتصال (الخطاب المكتوب): يجب كتابة معلومات الاتصال الخاصة بك وبصاحب العمل (الاسم والمسمى الوظيفي واسم العمل والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني) في الخطاب المكتوب.
• معلومات الاتصال (البريد الإلكتروني): بعد التوقيع على خطاب استقالة البريد الإلكتروني، ضع معلومات الاتصال الخاصة بك في أسفل رسالة البريد الإلكتروني، ولكن معلومات الاتصال بالشركة غير مطلوبة.
• استخدم التحية الرسمية "عزيزي السيد / السيدة / د." عند توجيه خطاب الاستقالة إلى إدارتك.

في الفقرة الأولى:

 يجب أن تذكر أنك تركت عملك واليوم الذي ستصبح الاستقالة فيه سارية المفعول، فسيكون هذا بمثابة إشعار رسمي لصاحب العمل.

في الفقرة الثانية:

 (فقرة اختيارية) حدد مدى جاهزيتك إذا كان بإمكانك المساعدة في التغيير.

في الفقرة الثالثة:

(فقرة اختيارية) اشكر مديرك على الفرصة التي أتيحت لك للعمل في الشركة.

في الخاتمة:

استخدم خاتمة رسمية، مثل: "مع خالص الشكر" أو "مع محبتي" لإكمال رسالتك.

في التوقيع (خطاب مكتوب):

 وقّع بخط يدك، ثم اكتب اسمك بعده.

في التوقيع (بريد إلكتروني):

اكتب اسمك وتفاصيل التواصل معك.

تنسيق خطاب الاستقالة:

 يجب أن تكون خطابات الاستقالة واضحة وموجزة ومكتوبة بتنسيق رسمي.

• تتكون معظم خطابات الاستقالة من صفحة واحدة فقط.
• استخدم خطًا موحدًا واضبطه على حجم موحد.
• استخدم حجم الخط من 10 إلى 12 نقطة.
• واكتب خطاب الاستقالة بمسافة واحدة بين كل فقرة.
• واضبط النص لليمين واضبط الهوامش على بوصة واحدة (المحاذاة الخاصة بمعظم مستندات العمل).

مثال على خطاب استقالة البريد الإلكتروني:

عنوان الموضوع: استقالة (اسمك)  

تحياتي السيد/ة (اسم المدير/ة)،

لقد قررتُ اشعاركم بمغادرة شركة (اسم الشركة)، لذا رجاءً أن تنظر/ي في خطاب استقالتي هذا.

وأنوي المغادرة بحلول يوم الجمعة 6 أغسطس 2022.

يؤسفني إعطائك إشعار قصير لمغادرتي، وأود إبلاغكم أنني تعلمت الكثير خلال الفترة التي أمضيتها في الشركة.  

وإذا كان هناك أي أمر يمكنني القيام به للمساعدة خلال الأيام العديدة القادمة، يُرجى إبلاغي بذلك.

مع محبتي،

(اسمك)

(بريدك الإلكتروني)

في الختام،

نتمنى أن تساعدك النصائح السابقة في كتابة خطاب الاستقالة الخاص بك، وحظًا موفقًا في وظيفتك القادمة!