لا يجب أن تكون ساعة العمل الأولى صعبة. اتبع هذه الخطوات الست

إن الخروج من الفراش ليوم حافل بالمهام، ورسائل البريد الإلكتروني العاجلة للرد عليها، والانضمام للاجتماعات، والمشكلات غير المتوقعة لحلها أمر مرهق للغاية، خاصة عند العمل من المنزل وعدم التوازن بين العمل والحياة.

هناك مقولة أن: "يمكن للأشخاص الناجحين التخلص من الضوضاء في الساعة الأولى والتركيز على ما يهم." يجب أن تنطبق هذه الكلمات الذهبية على الجميع للمساعدة في الاستعداد ليوم جيد.

 سيؤدي إنشاء جدول الساعة الأولى إلى تغيير طريقة تفكيرك وسلوكك. ستشعر بمزيد من الاسترخاء وتحكم أكثر وراحة أكبر عند إنجاز مهامك. وستقضي أيام عمل أكثر سعادة الآن ولاحقًا!

كيف يمكنك إدارة الساعة الأولى من يومك لقضاء يوم أكثر قابلية للإدارة والإنتاجية؟

لا يجب أن تكون ساعة العمل الأولى صعبة. اتبع هذه الخطوات الست

9:00- 9:05

درب عقلك: استرخ لمدة 5 دقائق. لا تتوجه من سريرك إلى مكتبك مباشرةً. ابدأ في وقت مبكر. اقض بعض الوقت في تحديد الهدف الأساسي الذي تريد تحقيقه اليوم. سيساعدك التفكير في هذا الهدف على الحفاظ على تركيزك وجعل يومك أكثر متعة. افعل ذلك أثناء تحضير قهوة الصباح أو تصفح حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي أو أي نشاط آخر تستمتع به.

9:05- 9:15

قائمة المهام: من الضروري معرفة ما سيحدث خلال يومك. سيؤدي التحديد الخاطئ لأولويات المهام، أو فقدان المواعيد أو المواعيد النهائية، إلى توتر وقلق لا داعي لهما. سواء في دفتر ملاحظات أو جدول زمني أو تطبيق تنظيمي، تساعد القائمة المختصرة على منحك مخططًا ليومك، ويمكنك البدء في التنظيم والجدولة. راجع قائمتك ورتب كل شيء عن طريق تعيين درجة من 1 إلى 10 لكل عنصر. (1 للأقل أهمية وعشرة للمهام العاجلة). هذا يعني أنك ستعرف ما يجب فعله أولاً وأن مهامك لن يتم تخطيها أو تأخيرها.

9:15- 9:30

حدد المهمة الرئيسية: بعد تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك، انظر إلى المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب جهدًا مُضاعفًا، على سبيل المثال، قد تكون هناك حاجة إلى ساعتين للتخطيط أو المراجعة أو التحليل. حدد الوظيفة المهمة التي ستعمل عليها خلال ذلك اليوم، ورتب كل ما يلزم لإنجازها. من الضروري التفكير في هذه المهام الهامة مبكرًا للتعامل معها مع وجود طاقة كافية لتقليل مستويات التوتر.

9:30 - 9:45

ضع قائمة باجتماعاتك واستعد: قم بإنشاء قائمة باجتماعاتك اليومية وفكر فيما يجب أن تعده لتكون جاهزًا للاجتماعات، وكم تستغرق، هل سيكون لديك أي مهام عاجلة بعد ذلك؟ تساعدك كل هذه الجوانب في تحديد موعد ليس فقط للاجتماع ولكن أيضًا للوقت الذي قد تحتاجه قبل الاجتماع أو بعده للتأكد من أنك منظم وجاهز.

9:45- 9:50

تحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك: قم بإلقاء نظرة سريعة فقط على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ابدأ يومك بشكل استباقي. إذا بدأت في الرد على رسائل البريد الإلكتروني في الساعة الأولى من يومك، فسوف تشعر بالإرهاق والتوتر حيث ستظهر مهام واستفسارات جديدة. تصفح عبر رسائل البريد الإلكتروني للبحث عن أي تعديلات على الاجتماعات أو المشروع أو الأنشطة التي أعددتها بالفعل، حيث يمكن أن تؤثر التغييرات على كيفية ترتيب مهامك. تحقق أيضًا مما إذا كانت هناك أي حالات طوارئ تحتاج إلى استجابة سريعة منك. حاول ترتيب أولويات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عن طريق تصنيفها حسب الأولوية.

9:50- 10:00

دقائق القراءة أو الكتابة: في الدقائق العشر الأخيرة، ابدأ في كتابة نص أو ورقة لأنك أكثر تركيزًا وحماس في الصباح وأقل اكتئابًا لأنك رتبت وقتك. أو إذا كان لديك مستند مهم، فأنت بحاجة إلى قراءته للتخطيط للاجتماع وتدوين الملاحظات.

بعض النصائح الإضافية التي يجب تذكرها أثناء التعامل مع ضغوط العمل في الساعة الأولى:

كن واقعيا أثناء إعداد قائمة المهام الخاصة بك: من الأفضل سرد 5 مهام وتحقيقها بدلاً من سرد 20 مهمة وتحقيق نصفها فقط. يحفزك هذا لإنجاز المزيد من المهام.

جدول الاجتماعات بعد الساعة الأولى: الساعة الأولى من اليوم هي وقتما يكون لديك تركيز أكبر على العمل. إذا كان يجب أن تبدأ يومك باجتماع، فتأكد من أنه اجتماع يحتاج إلى درجة عالية من الاهتمام. يمكنك توفير المزيد من الاجتماعات المريحة لفترة ما بعد الظهيرة حيث يمكن توفير وقتك في الصباح للمهام التي لابد أن تمتلك القوة والحماس للعمل عليها.

قدم الآن على أحدث الوظائف!