آداب العمل في المكتب: 16 نصيحة لتغيير ثقافة شركتك

image

لابد من اتباع آداب العمل الصحيحة في المكتب  لتهيئة بيئة يشعر فيها الموظفون بالتقدير والاحترام والقدرة على أداء عملهم.

يتحدث د. جوب برو في هذا المقال عن الآداب الصحيحة للتعامل في المكتب، ويقدم لك بعض النصائح.

ما هي آداب العمل في المكتب؟

تُعرف القاعدة التقليدية للسلوك باسم آداب مكان العمل.

اقرأ أيضًا:كيف تجعل يوم العمل يمضي أسرع؟|د.جوب

تملي تلك الآداب على الأفراد السلوك المقبول وما يجب تجنبه.

ومن المرجح تحقيق المزيد من المشاركة والإنتاجية عندما يعامل زملاء العمل بعضهم البعض باحترام وأدب ولطف.

1- احترام  الزملاء

تعلم احترام تفضيلات الآخرين الدينية والسياسية.

ينبغي احترام رأي الآخرين حتى لو لم تكن مقتنعًا به.

ومن الطبيعي المشاركة في محادثات مع الآخرين في بيئات العمل المفتوحة، وفي هذه الحالة يُرجى الامتناع عن مقاطعة الآخرين أثناء التحدث.

اصغ للجميع حتى انتهاء الحديث ثم أبد رأيك بالموضوع. نظرًا لأن المكاتب عادة ما تكون بيئات مزدحمة، فمن الضروري احترام الجداول الزمنية لزملائك في العمل أيضًا.

تأكد دائمًا من أن الشخص الذي تتحدث معه لديه الوقت الكافي للاستماع اليك وانه مهتم بمشاركتك الحديث.

ولا  تنشر إشاعات كاذبة عن زملائك في العمل أو الشركة في مكان العمل أو خارجه.

ومما يتوجب تذكره أنه من الأفضل الفصل بين العمل والحياة الشخصية ، فعندما تتحدث مع زملائك في أثناء وقت شخصي، اذكر شيئًا خفيفًا ومبهجًا بدلاً من الثرثرة حول شؤون العمل.

2- حافظ على تحياتك اللطيفة

عندما تقابل الموظفين أو العملاء، قل "مرحبًا" أو "صباح الخير" أو "مساء الخير"، وابتسم واستخدم التواصل البصري.

قدم نفسك للشخص الذي تقابله للمرة الأولى وتواصَل معه بصريًا.

رحّب بزملائك في العمل بأسمائهم الأولى، فقد يؤدي إجراء محادثة قصيرة مع زملاء العمل والعملاء إلى قطع شوط طويل نحو تكوين انطباع أول إيجابي.

3- ابذل جهدًا للانخراط في المناقشة

تَحدّث إلى زملائك في العمل والعملاء أثناء عملك.

ابدأ المحادثات مع زملائك في العمل حول الأحداث الجارية أو نجاحات الشركة واسألهم عن آرائهم وأفكارهم.

يمكنك ذكر أمور مثل: "الطقس" لبدء مناقشة مع شخص تقابله لأول مرة.

علاوة على ذلك، تواصل مع من يمكنهم مساعدتك في تنمية حياتك المهنية أو العثور على عميل جديد للعمل معه.

4- فكّر قبل أن تتحدث

نعلم تمامًا أن مكان العمل صعب ومرهق، فلكل موظف مجموعة فريدة من الأهداف والقيم والسمات الشخصية.

 ومع ذلك، فجميعهم يعملون معًا نحو هدف مشترك بأساليب عمل متميزة، وبالتالي ستنشأ الخلافات.

فكر في كلماتك قبل التفوه بها وستجعل زملائك العمل سعداء ومنتجين.

احترم وجهات نظر الآخرين وتجنب الردود الوقحة وتجنب شخصنة النقاش، إذا كنت بحاجة إلى الاعتذار لزميل، فلا تنس أن تقدم اعتذارًا خالصًا.

5- راعِ مشاعر الآخرين

انتبه لزملائك في العمل، خاصة إذا كنت تتنقل كثيرًا في مكان عملك.

على سبيل المثال: أبقِ الباب مفتوحًا، إذا رأيت شخصًا يريد العبور من الباب بعدك مباشرة، وإذا اقترب شخص ما من المصعد وأنت بداخله، أبقِ الباب مفتوحًا أمامه.

 وإذا كان عليك إنجازمهمة لشخص ما لمساعدته في إنجاز عمله، انجز الأمر بسرعة وبشكل مناسب.

 استخدم "من فضلك" و "شكرًا لك" عندما يكون ذلك مناسبًا، فتُشير ممارسة الوعي بالآخرين عند العملإلى قدرتك على العمل ضمن فريق والتعاون معهم.

6- أبقِ هاتفك صامتًا

قد تشتت إشعارات هاتفك الآخرين عند العمل في مجموعة.

ضع هاتفك على الوضع الصامت عندما تكون في العمل حتى لا تزعج الآخرين.

7- أبدِ اهتمامًا كاملًا

انتبه تمامًا للشخص الذي تتحدث إليهفي أثناء المحادثات.

اعتذر إذا تشتت انتباهك مع شخص آخر، حتى لو كان الأمر دون قصد منك.

ولا تنشغل بهاتفك في أثناء حضورك اجتماع ما. أنت تعبر عن انتباهك لأفكار المتحدث بالإصغاء الكامل للمناقشة.

8- حافظ على بيئة عمل صحية

يتحمل كل فرد في المكتب مسؤولية القيام بدوره في الحفاظ على مكان العمل منظمًا.

حافظ على مكان عملك نظيفًا ومنظمًا عن طريق مسح الأسطح غير النظيفة، مثل: الطاولات.

احرص على إعادة الأدوات لمكانها الصحيح عند الانتهاء من استخدامها.

 قد يؤدي وجود بيئة عمل مرتبة إلى ارتفاع معنويات الفريق وزيادة الإنتاجية.

9- تعلم العمل في فريق

يُعد  اتباع آداب العمل المناسبة أمرًا حيويًا لتعزيزفريق من الموظفين ممن يثقون ويحبون ويعتزون ببعضهم البعض.

ففي جلسة العصف الذهني للفريق، من السئ عدم الانتباه لعملك أو الرد على مكالمة هاتفية.

تَذّكّر أن هناك عواقب إذا فشل أحد أعضاء الفريق في الوفاء بمسؤولياته وقد يؤدي إلى استياء الموظفين وانخفاض الإنتاجية.

10- لا تتأخر عن مواعيدك

تتطلب آداب مكان العمل أن يلتزم الجميع بجدول زمني صارم.

قد تُظهر للناس أنك تهتم بوقتهم وأولوياتهم من خلال الحضور في الوقت المحدد للاجتماعات، وأن تنتهي من المهام قبل الموعد المحدد، وأن تصل إلى العمل مبكرًا ببضع دقائق.

11- تناول الطعام في غرفة الاستراحة أو خارج المكتب

تناول غداءك في غرفة الاستراحة أو الكافيتريا، إذا أمكن.

قد تشتت انتباه زملائك في العمل برائحة طعامك إذا كنت تتناول الطعام على مكتبك.

ويعد أخذ استراحة الغداء بعيدًا عن المكتب فكرة ممتازة، إن أمكن.

قد يساعدك تناول غدائك في مكان مختلف على إعادة التركيز عند العودة إلى العمل، بالإضافة إلى تقليل عوامل تشتيت انتباه أعضاء فريقك.

12- إذا كنت تستقبل مكالمات شخصية فتأكد من إغلاق الباب

لتجنب تضييع الوقت في المحادثات الشخصية عندما لا يكون لديك باب لمكتبك، أخبر الشخص الذي معك على الهاتف، أنك ستتحدث معه مرة أخرى عندما تكون لديك فرصة، أو يمكنك الذهاب إلى مكان مناسب أكثر للمكالمات الشخصية، مثل: منطقة الاستقبال أو حتى الخروج تمامًا.

13- انتبه لقواعد الزي

عادةً ما تكون الملابس الرسمية هي الخيار الأفضل في مكان العمل.

ينبغي دائمًا ارتداء ملابس رسمية ومريحة حتى لو كنت في مكان لا يتسم بالرسمية.

قد يتشتت انتباه زملاء العمل إذا كنت ترتدي مجوهرات براقة أو تضع رائحة عطر قوية.

اقرأ كتيب الموظفين أو تواصل مع موظفي الموارد البشرية للحصول على معلومات إضافية بشأن قواعد الزي الخاصة بشركتك.

إذا كنت ستقابل أحد العملاء، تأكد من ارتداء زيًا مناسبًا.

14- اعقد الاجتماعات في الأماكن المُصرح بها

إذا كان لديك نقاشًا مع أكثر من فرد واحد، احجز غرفة اجتماعات أو استخدم مكتبًا خاصًا.

 قد يكون عقد الاجتماعات في مكتبك مزعجًا لزملائك في العمل.لذا، عند عقد اجتماع، أغلق الباب لخفض مستوى الضوضاء.

وفيما يتعلق بالمؤتمرات والمحادثات الفردية في مكان العمل، أخفض صوتك حتى يتمكن زملاؤك في العمل من التركيز.

15- حافظ على آداب العمل في مكان العمل الافتراضي

أصبحت الاجتماعات الافتراضية جزءًا لا يتجزأ من يوم عملنا.

اقضِ بضع دقائق في الاستعداد قبل أن تبدأ يومك  ومشط شعرك.

في اجتماعات الفريق الافتراضية، تحدث إذا طُلب منك ذلك. وعلى الرغم من أنه لا ينبغي أن تلتزم الصمت التام، فينبغي أيضًا تجنب المحادثات الجانبية عند تحدث الآخرين.

إذا كنت تستخدم الكاميرا، انتبه إلى وضعيتك، واجلس مستقيماً، ولا تقم بحركات غريبة، ولا تشتت انتباهك.

ضع الميكروفون في وضع "صامت" في أثناء عدم التحدث للمساعدة في الحفاظ على غرفة أكثر هدوءًا.

ضع في اعتبارك تناول وجبة خفيفة قبل أو بعد الاجتماع الافتراضي لإبقائك متيقظًا وحيويًا.

16- انتبه للغة جسدك

قد تنقل لغة جسدك التعبيرية في أثناء المناقشة معانٍ متعددة.

يأتي التواصل غير اللفظي بمزاياه وهو ضروري لتأكيد معنى كلماتك ذاتها.

لإثبات أنك منتبه، حافظ على التواصل البصري وإيماء رأسك كلما أمكن عند التحدث مع الناس.

يمكنك التعبير عن اهتمامك بالحديث بابتسامة. وعليك دائمًا الحفاظ على ذراعيك مفرودة ومستقيمة لإظهار الثقة والحفاظ على وضعية احترافية.

حافظ على استقامة ظهرك وكتفيك للخلف، سواءً كنت جالسًا أو واقفًا  لإظهار انتباهك.

في الختام:

باتباع نصائح آداب العمل في المكتب السابقة، تحافظ على بيئة عملك سعيدة وآمنة ومريحة .. حظًا مُوفقًا!

الأكثر قراءة