نصائح لكتابة السيرة الذاتية للمساعد الإداري بشكل احترافي - مع نموذج توضيحي

دعنا نتفق أن السيرة الذاتية هي مدخلك الأساسي لغالبية الوظائف المتاحة حاليًا، وبناءً على ذلك فهناك العديد من النقاط الأساسية التي يجب أن تتوافر في سيرتك الذاتية لكي تفوز بالوظيفة، (أو على الأقل تتأهل لمرحلة المقابلة الشخصية).

نعم، يمكنك القول أن السيرة الذاتية هي الجسر الواصل بين طالب العمل والوظيفة، أي هي المتحدث الرسمي عنك أمام أصحاب العمل الذين لم يقابلوك من قبل، لذلك أحرص أن تكون على قدر كاف من الاحترافية أثناء تقديم نفسك، وكتابة مهاراتك المهنية وقدراتك الشخصية التي تتناسب مع الوظيفة، إلى جانب ذكر خبراتك السابقة وبعض المعلومات عن الوظائف والشركات التي عملت بها من قبل، ولا تنس ذكر شهاداتك الأكاديمية والمهنية.

ولكتابة سيرة ذاتية مثالية لوظيفة المساعد الإداري، يمكنك اعتبار هذا المقال دليلك الشامل للتعرف على وظيفة المساعد الإداري وكيفية كتابة سيرة ذاتية ناجحة.

كما يمكنك التعرف على المزيد من المعلومات عن أساسيات كتابة السيرة الذاتية والفرق بين السيرة الذاتية المطولة والسيرة الذاتية المختصر من هنا.

أولاً، يجب التعرف على الوصف الوظيفي لمهنة المساعد الإداري / مدير المكتب

تعد وظيفة المساعد الإداري هي نقطة الوصل بين المدير الإداري والعملاء/ باقي الموظفين؛ فهو المسؤول عن استلام المراسلات وتنسيقها، وتوجيه المكالمات الهاتفية والرد عليها، والعمل على الطلبات والاستعلامات المختلفة، وإدخال البيانات، وكذلك تنظيم وجدولة المهام الإدارية الأخرى. فالمساعد الإداري هو المسؤول عن معالجة المهام والأعمال التي قد تؤدي إلى عركلة سير العمل وتعطيل المدير الإداري عن التفرغ لأداء عمله، فهو الداعم الأساسي للمدير التنفيذي أو مجلس إدارة المنظمة بأكملها. وقد يطلق على هذه الوظيفة بعض المسميات الأخرى مثل: أخصائي إداري أو منسق إداري.

أنواع المساعد الإداري:

مساعد المشرف: وهو المسؤول عن مشروع معين ( متابعة سير العمل، والموظفين، وكذلك معالجة التعاملات بين المدير والموظفين)

مدير المكتب:  وهو مسؤول أكثر عن المهام المكتبية مثل إدخال البيانات وحفظ الملفات وترتيبها.

مساعد الحسابات: وللحصول على هذه الوظيفة يجب أن يكون لديك خبرة سابقة في مجال المحاسبة والتعاملات المالية إلى جانب الخبرة الإدارية، فهو المسؤول عن تقديم الدعم الإداري لأقسام الحسابات والمشتريات.

السكرتير / المساعد التنفيذي: وهو المسؤول بشكل كبير عن البيانات والملفات الخاصة بالمدير التنفيذي وكذلك التعامل مع ملفات الشركة الإدارية، وغيرها من المهام المختلفة.

المهارات الأساسية لوظيفة المساعد الإداري/ مدير المكتب

قد تختلف المهارات الأساسية المطلوبة لوظيفة المساعد الإداري على حسب صاحب العمل وكذلك حجم الشركة، ولكن جميعها تتشابه فيما يلي:

إدارة المكاتب ومعرفة المهام الإدارية المختلفة.

التواصل الجيد مع مختلفة الشخصيات.

إعداد التقارير والمذكرات والخطابات بشكل منتظم ومنظم.

تنظيم الوقت وترتيب المهام حسب الأولوية.

متابعة ورصد احتياجات الأدوات واللوازم المكتبية.

تحديد أولويات العمل ووضع خطة مُحكمة لتنفيذها.

إدارة ترتيبات السفر والحجوزات.

كتابة السيرة الذاتية للمساعد الإداري

للحصول على وظيفة مساعد إدراي في إحدى الشركات الكبرى يجب أن تحتوي السيرة الذاتية للمساعد الإداري على البيانات التالية:

1-يجب أن يكون الاسم مكتوب بالكامل وبشكل واضح، وكذلك معلومات الاتصال بما في ذلك العنوان، رقم الهاتف،والبريد الإلكتروني.

يجب أن يكون البريد الإلكتروني باسمك الرسمي، بعيدًا عن الأسماء الحركية أو الكنيات الشهيرة.2-

3- لا تنس الجزء الخاص بتاريخك المهني؛ يجب أن توضح جهة العمل السابقة، وكذلك المنصب وتاريخ التوظيف وبعض المهام التي كنت تقوم بها.

الشهادات العلمية لتوضح خلفيتك الأكاديمية والشهادات المتخصصة التي حصلت عليها.4-

5- أهتم بذكر مهاراتك الشخصية والمهنية، مثل القدرة على التحدث بلغات مختلفة، بعض المهارات الإدارية، احترافية خدمة العملاء، التنظيم وإدارة الوقت، وكذلك مهارات التعامل مع الأدوات المكتبية.

6-يمكنك إضافة بعض الأرقام المرجعية التي يمكن لأصحاب العمل الاتصال بها لمعرفة المزيد من تاريخك المهني وقدرات العملية.

وكذلك يمكنك إضافة بعض الجوائز أو شهادات التقدير التي حصلت عليها والتي – بالطبع  - ذات صلة بالوظيفة7-

8-ولا تنس تحديث بيانات السيرة الذاتية؛ كإضافة أخر وظيفة إلتحقت بها أو إضافة أخر الدورات التدريبية التي حصلت عليها

وكذلك التأكيد على مهاراتك الإدارية والتنظيمية، فالمساعد الإداري الناجح هو الذي يحافظ على نظام وترتيب سير العمل باستخدام الجداول الزمنية وغيره من الأدوات الإدارية المختلفة. علاوة على، القدرة الفائقة على حل المشكلات وخصوصًا المشاكل الطارئة.

وفيما يلي نموذج للسيرة الذاتية لوظيفة المساعد الإداري والتي يمكنك استخدامها كمصدر استرشادي أثناء كتابة سيرتك الذاتية وتنسيقها